للوكالات والشغل مع العملاء
workflow واحد، تلاتين عميل، تلاتين مجموعة بيانات دخول
مشكلة الوكالة عمرها ما إنها تبني الحاجة مرة واحدة. المشكلة إنها بتبنيها مرة وتشغلها تلاتين مرة، لتلاتين شركة حساباتهم وأسلوبهم وتوقيتهم وآرائهم كلهم مختلفين شوية — وإنهم يقدروا يفسروا في آخر الشهر كل واحد خد إيه.
الوكالة بتاعة تلات أفراد
تلاتة أفراد، وثمانية وعشرين عميل، أغلبيتهم شركات صغيرة. الشغل فعلاً متكرر: حملة شهرية، بوست أسبوعي، فورم عملاء محتملين لازم يوصل للإينبوكس الصح خلال الساعة، وتقرير أول الشهر بيوضح إيه اللي حصل.
السبب إنهم مشغولين مش إن أي حاجة من ده صعبة. السبب إنهم بيعملوها ثمانية وعشرين مرة، والثمانية وعشرين مختلفين بس عن بعض بحيث مفيش قالب يناسبهم كلهم. العميل الاتناشر عايز بولندي وإنجليزي. العميل التسعتاشر بيرفض يبعت أي حاجة قبل العاشرة الصبح. إينبوكس العميل الرابع مالكه عمره ما رد مرة واحدة.
فالشكل بقى: workflow واحد، بمعاملات (parameterised)، بيتشغل لكل عميل، والاختلافات متخزنة كإعدادات بدل تمانين نسخة اتفرقت في صمت.
بيانات دخول ملك العميل
حسابات كل عميل هي مجموعة بيانات الدخول بتاعته، متخزنة مشفرة، ومشار ليها بالاسم. الـ workflow بيشاور على المجموعة، مش على السر، فنفس الـ workflow المنشور يشتغل على تمانين مجموعة حسابات مختلفة من غير تمانين نسخة من أي حاجة.
وده معناه إن تغيير مفتاح هو تعديل واحد في مكان واحد. وده كمان معناه إن العميل اللي بيمشي بياخد بيانات دخوله معاه: احذف المجموعة وكل workflow كان بيشاور عليها بيقف للعميل ده فوراً وبشكل واضح، بدل ما يفضل شغال ستة أسابيع لأن حد نسي.
نسخة واحدة، أو نسخة لكل عميل
نشر تحسين بيدفعه لكل العملاء مرة واحدة، وده أصلاً الهدف من إنك بتبنيه مرة واحدة. ولما عميل فعلاً محتاج حاجة مختلفة، الاختلاف ده بيكون فرع جوه الـ workflow المشترك بشرط على العميل، مش نسخة منفصلة — لأن النسخة المنفصلة هي الحاجة اللي بتتصلح في مكان ومتتصلحش في التاني.
التشغيلات الجارية متتأثرش في الحالتين: كل تشغيل بيمشي على النسخة اللي دخل عليها، فتحسين workflow يوم الاتناشر مش هيقلق حملة عميل بدأت يوم العاشر.
- ⚡الجدولةتشغيلة واحدة لكل عميل. ٢٨ تشغيلة، ونسخة منشورة واحدة.
- 2قراءة الإعداداتالنبرة، اللغات، وقت الإرسال، المعتمِد. لكل عميل.
- 3النص والصورةبيتكتب المسودة، وبعدين بتتوضّح من المكتبة المرخّصة.
- ✋الموافقةالعميل ١٩ محتاجها ومستني. الباقي ٢٧ بيكملوا عادي.
- ✉اتبعتكل واحد على حسابات العميل نفسه، وفي وقت العميل نفسه.
- 📄بلّغنفس الشكل للكل، عشان الشهر بعد الشهر يبقى ليه معنى.
٢٨ مجموعة بيانات دخولورك فلو واحد بس اللي محتاج صيانة
ورك فلو واحد. تلاتين عميل. محدش بيلاحظ حاجة.
اللي الوكالات بتبنيه
ستة بيسددوا تكلفتهم بسرعة
التقرير الشهري
بيتجمّع من الأرقام أول الشهر، وبنفس الشكل لكل عميل، قبل ما حد يطلبه. السبب الأشهر اللي بيخلي الوكالة تبدأ من هنا.
توجيه العملاء المحتملين
فورم بيوصل على موقع العميل، خطوة ذكاء اصطناعي بتقرأ اللي الشخص عايزه فعلاً، وبيوصل للإينبوكس الصح في نفس الدقيقة — مع نسخة ليك، عشان تقدر تورّي عميل بيتجاهل العملاء المحتملين إنه بيفعل كده.
ضم عميل جديد
الحسابات بتتوصّل، الورك فلو بيتفعّل، الإعدادات بتتملى، أول تقرير بيتجدول. القايمة بتبقى ورك فلو، والعميل الرابع عشر بيبدأ بنفس بداية الأول.
تقاويم المحتوى
البوستات بتتكتب، وبتتوضّح من المكتبة المرخّصة، وبتتحطّ في طابور الموافقة، وبتتنشر على جدول العميل نفسه.
متابعة المشاكل
موقع عميل واقف، فورم بطّل يبعت، فيد ساكت تلات أيام. أحسن إنك انت اللي تلاحظ قبلهم.
إنهاء التعاون
بيانات الدخول بتتمسح، الورك فلو بيقف، تقرير أخير بيتعمل. لو متعملة صح بتاخد عشر دقايق؛ لو من الذاكرة بتاخد ست شهور وإيميل محرج.
اللي تقدر تقوله لعميل
إن الشغل بيتم على حساباتهم نفسها، فاللي بيطلع ملكهم وبيفضل ملكهم حتى لما العلاقة تخلص. وإن كل تشغيلة مسجّلة، فأي سؤال عن اللي حصل يوم الرابع عشر ليه إجابة. وإن الحملة اتحاكت قبل ما تتنشر، وده أحسن من «إحنا راجعناها كويس».
خطة Team موجودة بالظبط للشكل ده من الشغل: مكتبة ورك فلو مشتركة عشان النسخة الكويسة هي اللي الكل بيستخدمها، صلاحيات حسب الدور عشان الجونيور يقدر يشغّل ورك فلو من غير ما يعيد كتابته، وخطوات ذكاء اصطناعي كفاية لمحفظة عملاء مش مشروع واحد. الأرقام على صفحة الأسعار.
اللي الفكرة دي بتقف عنده: لو الـ٢٨ عميل فعلاً محتاجين حاجة مختلفة، مفيش عندك ورك فلو، عندك ٢٨ ورك فلو ومشكلة تنظيم ملفات. الطريقة اللي فوق دي شغالة لأن أغلب شغل الوكالات هو نفس الوظيفة بأسماء مختلفة جواها. ولما مش كده، كن صريح في ده قبل ما تبني نظام إعدادات فيه ٢٨ حالة خاصة.