Für Agenturen und Kundenarbeit
Ein Workflow, dreißig Kunden, dreißig Sätze von Zugangsdaten
Das Problem einer Agentur ist nie, die Sache einmal zu bauen. Es ist, sie einmal zu bauen und dreißigmal laufen zu lassen, für dreißig Unternehmen, deren Konten, Tonalität, Zeitzonen und Meinungen alle leicht unterschiedlich sind — und am Ende des Monats erklären zu können, was jeder einzelne erhalten hat.
Die Dreipersonen-Agentur
Drei Personen, achtundzwanzig Kunden, überwiegend kleine Unternehmen. Die Arbeit ist wirklich repetitiv: eine monatliche Kampagne, ein wöchentlicher Beitrag, ein Lead-Formular, das innerhalb einer Stunde im richtigen Postfach ankommen muss, und ein Bericht am Ersten des Monats, der zeigt, was passiert ist.
Der Grund, warum sie beschäftigt sind, ist nicht, dass etwas davon schwer ist. Es ist, dass sie es achtundzwanzigmal tun und die achtundzwanzig gerade unterschiedlich genug sind, dass keine Vorlage ganz passt. Kunde zwölf will Polnisch und Englisch. Kunde neunzehn weigert sich, vor zehn Uhr morgens irgendetwas zu senden. Das Postfach von Kunde vier gehört jemandem, der nie ein einziges Mal geantwortet hat.
Die Form ist also: ein Workflow, parametrisiert, pro Kunde ausgeführt, mit den Unterschieden als Konfiguration statt als achtundzwanzig Kopien, die stillschweigend auseinandergelaufen sind.
Zugangsdaten, die dem Kunden gehören
Die Konten jedes Kunden sind ein eigener Berechtigungssatz, verschlüsselt gespeichert und namentlich referenziert. Der Workflow verweist auf den Satz, nicht auf das Geheimnis, sodass derselbe veröffentlichte Workflow gegen achtundzwanzig verschiedene Kontensätze läuft – ohne achtundzwanzig Kopien irgendetwas.
Das bedeutet: Das Rotieren eines Schlüssels ist eine einzige Änderung an einer einzigen Stelle. Es bedeutet auch, dass ein abwandernder Kunde seine Zugangsdaten mitnimmt: Löscht man den Satz, stoppt jeder Workflow, der ihn referenzierte, für diesen Kunden – sofort und sichtbar, statt sechs Wochen weiterzulaufen, weil es niemand mehr erinnert.
Eine Version oder eine Version pro Kunde
Die Veröffentlichung einer Verbesserung bringt sie sofort zu allen Kunden – genau das ist der Sinn, etwas nur einmal zu bauen. Wo ein Kunde wirklich etwas anderes braucht, ist dieser Unterschied ein Zweig innerhalb des gemeinsamen Workflows mit einer Bedingung auf den Kunden, keine Abspaltung – denn eine Abspaltung wird an einer Stelle korrigiert und an der anderen nicht.
Laufende Ausführungen bleiben in beiden Fällen unberührt: jede Ausführung durchläuft die Version, mit der sie gestartet ist, sodass eine Verbesserung am Zwölften die Kampagne eines Kunden, die am Zehnten begann, nicht stört.
- ⚡ZeitplanEine Ausführung pro Kunde. 28 Ausführungen, eine veröffentlichte Version.
- 2Konfiguration gelesenTonalität, Sprachen, Versandfenster, Freigeber. Pro Kunde.
- 3Text und BildEntworfen, dann illustriert aus der lizenzierten Bibliothek.
- ✋FreigabeKunde 19 verlangt sie und wartet. Die anderen 27 laufen weiter.
- ✉GesendetJede auf den eigenen Konten des Kunden, im eigenen Zeitfenster des Kunden.
- 📄MeldenDieselbe Form für alle, damit Monat zu Monat vergleichbar bleibt.
28 Berechtigungssätze1 zu pflegender Workflow
Ein Workflow. Dreißig Kunden. Niemand bemerkt es.
Was Agenturen bauen
Sechs, die sich schnell amortisieren
Der Monatsbericht
Am Ersten aus Zahlen zusammengestellt, in derselben Form für jeden Kunden, bevor jemand fragt. Der häufigste Grund, warum eine Agentur hier anfängt.
Lead-Verteilung
Ein Formular trifft auf der Website eines Kunden ein, ein KI-Schritt liest, was die Person tatsächlich möchte, und es landet binnen einer Minute im richtigen Postfach – mit einer Kopie an Sie, damit Sie einem Kunden, der Leads ignoriert, nachweisen können, dass er es tut.
Einen Kunden onboarden
Konten verbunden, Workflows aktiviert, Konfiguration ausgefüllt, ersten Bericht geplant. Aus der Checkliste wird ein Workflow, und der vierzehnte Kunde bekommt denselben Start wie der erste.
Redaktionskalender
Beiträge entworfen, illustriert aus der lizenzierten Bibliothek, zur Freigabe eingereiht und nach dem eigenen Zeitplan des Kunden veröffentlicht.
Probleme im Blick behalten
Die Website eines Kunden ausgefallen, ein Formular, das keine Einsendungen mehr liefert, ein Feed, der seit drei Tagen still ist. Besser, Sie bemerken es, als der Kunde.
Offboarding
Zugangsdaten gelöscht, Workflows gestoppt, ein Abschlussbericht erstellt. Richtig gemacht dauert das zehn Minuten; aus dem Gedächtnis gemacht dauert es sechs Monate und eine unangenehme E-Mail.
Was Sie einem Kunden sagen können
Dass die Arbeit auf den eigenen Konten des Kunden erledigt wird, sodass alles Erstellte ihm gehört und auch nach Ende der Zusammenarbeit bleibt. Dass jede Ausführung protokolliert wird, sodass eine Frage zu dem, was am Vierzehnten geschah, eine Antwort hat. Und dass die Kampagne vor dem Versand simuliert wurde – eine bessere Antwort als „wir haben es sorgfältig geprüft“.
Für diese Art von Arbeit gibt es den Team-Tarif: eine gemeinsame Workflow-Bibliothek, damit die gute Version die ist, die alle benutzen; rollenbasierte Zugriffe, damit ein Junior einen Workflow ausführen, aber nicht umschreiben kann; und genug KI-Schritte, um ein Portfolio statt eines Projekts abzudecken. Die Zahlen finden Sie auf der Preisseite.
Wo das aufhört, eine gute Idee zu sein: Wenn alle achtundzwanzig Kunden wirklich etwas anderes brauchen, haben Sie keinen Workflow, sondern achtundzwanzig Workflows und ein Ordnungsproblem. Die obige Technik funktioniert, weil die meisten Agenturarbeiten dieselbe Aufgabe mit anderen Namen darin sind. Wo das nicht gilt, sagen Sie es sich ehrlich, bevor Sie ein Konfigurationssystem mit achtundzwanzig Sonderfällen bauen.