Dành cho agency và công việc khách hàng
Một workflow, ba mươi khách hàng, ba mươi bộ thông tin xác thực
Vấn đề của một agency không bao giờ là xây dựng thứ đó một lần. Mà là xây dựng nó một lần và chạy nó ba mươi lần, cho ba mươi doanh nghiệp có tài khoản, giọng điệu, múi giờ và quan điểm đều hơi khác nhau — và có thể giải thích, vào cuối tháng, mỗi khách hàng đã nhận được gì.
Agency ba người
Ba người, hai mươi tám khách hàng, chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ. Công việc thực sự lặp lại: một chiến dịch hàng tháng, một bài đăng hàng tuần, một biểu mẫu khách hàng tiềm năng phải đến đúng hộp thư trong vòng một giờ, và một báo cáo vào ngày đầu tháng cho thấy điều gì đã xảy ra.
Lý do họ bận không phải vì bất kỳ điều nào trong số đó khó. Mà vì họ làm nó hai mươi tám lần, và hai mươi tám cái đó đủ khác nhau để không mẫu nào vừa khít. Khách hàng thứ mười hai muốn tiếng Ba Lan và tiếng Anh. Khách hàng thứ mười chín từ chối gửi bất cứ thứ gì trước mười giờ sáng. Hộp thư của khách hàng thứ tư thuộc về một người chưa bao giờ trả lời.
Vậy hình dạng là: một workflow, được tham số hóa, chạy cho từng khách hàng, với các điểm khác biệt được giữ dưới dạng cấu hình thay vì hai mươi tám bản sao đã âm thầm khác biệt.
Thông tin xác thực thuộc về khách hàng
Tài khoản của mỗi khách hàng là bộ thông tin xác thực riêng của họ, được lưu mã hóa, được tham chiếu theo tên. Workflow tham chiếu đến bộ đó, không phải đến bí mật, nên cùng một workflow đã xuất bản chạy với hai mươi tám bộ tài khoản khác nhau mà không có hai mươi tám bản sao của bất cứ thứ gì.
Điều đó có nghĩa là xoay vòng một khóa là một lần chỉnh sửa ở một nơi. Nó cũng có nghĩa là một khách hàng rời đi sẽ mang thông tin xác thực của họ theo: xóa bộ đó và mọi workflow tham chiếu đến nó sẽ dừng đối với khách hàng đó, ngay lập tức và rõ ràng, thay vì tiếp tục hoạt động trong sáu tuần vì không ai nhớ.
Một phiên bản, hay một phiên bản cho mỗi khách hàng
Xuất bản một cải tiến đẩy nó đến mọi khách hàng cùng lúc, đó chính là điểm của việc xây dựng nó một lần. Khi một khách hàng thực sự cần thứ gì đó khác biệt, sự khác biệt đó là một nhánh bên trong workflow dùng chung với một điều kiện trên khách hàng, chứ không phải một bản tách nhánh — vì một bản tách nhánh là thứ được sửa ở một nơi mà không sửa nơi kia.
Các lần chạy đang diễn ra không bị ảnh hưởng theo cả hai cách: mỗi lần chạy đi theo phiên bản mà nó bước vào, nên việc cải tiến một workflow vào ngày mười hai không làm xáo trộn chiến dịch của khách hàng bắt đầu vào ngày mười.
- ⚡Lên lịchMỗi khách hàng một lần chạy. 28 lần chạy, một bản phát hành.
- 2Đọc cấu hìnhGiọng điệu, ngôn ngữ, khung giờ gửi, người phê duyệt. Theo từng khách hàng.
- 3Nội dung và hình ảnhSoạn thảo xong, rồi minh họa từ thư viện có bản quyền.
- ✋Phê duyệtKhách hàng 19 yêu cầu phê duyệt và chờ. 27 khách còn lại tiếp tục.
- ✉Đã gửiMỗi khách hàng trên tài khoản của chính họ, trong khung giờ của chính họ.
- 📄Báo cáoCùng một khuôn mẫu cho tất cả, để so sánh giữa các tháng mới có ý nghĩa.
28 bộ thông tin xác thực1 workflow cần bảo trì

Một workflow. Ba mươi khách hàng. Không ai nhận ra.
Những gì các agency xây dựng
Sáu thứ tự hoàn vốn nhanh
Báo cáo hàng tháng
Tổng hợp từ các số liệu vào ngày đầu tháng, cùng một khuôn mẫu cho mọi khách hàng, trước khi ai đó kịp hỏi. Đây là lý do phổ biến nhất khiến một agency bắt đầu từ đây.
Phân phối khách hàng tiềm năng
Một biểu mẫu đến trên trang web của khách hàng, một bước AI đọc xem người đó thực sự muốn gì, và nó đến đúng hộp thư trong vòng một phút — kèm bản sao gửi cho bạn, để có thể cho khách hàng bỏ qua lead thấy rằng họ đã bỏ qua.
Đưa khách hàng mới vào vận hành
Kết nối tài khoản, bật workflow, điền cấu hình, lên lịch báo cáo đầu tiên. Danh sách kiểm tra trở thành một workflow, và khách hàng thứ mười bốn có khởi đầu giống hệt khách hàng đầu tiên.
Lịch nội dung
Bài viết được soạn thảo, minh họa từ thư viện có bản quyền, xếp hàng chờ phê duyệt và phát hành theo lịch riêng của khách hàng.
Theo dõi sự cố
Trang web của khách hàng sập, một biểu mẫu ngừng gửi dữ liệu, một nguồn cấp im lặng suốt ba ngày. Tốt hơn là bạn phát hiện ra chứ không phải họ.
Chấm dứt hợp tác
Xóa thông tin xác thực, dừng workflow, tạo báo cáo cuối cùng. Làm đúng cách mất mười phút; làm từ trí nhớ mất sáu tháng và một email khó xử.
Điều bạn có thể nói với khách hàng
Rằng công việc được thực hiện trên chính tài khoản của họ, nên những gì tạo ra là của họ và vẫn là của họ khi mối quan hệ kết thúc. Rằng mọi lần chạy đều được ghi log, nên câu hỏi về những gì xảy ra vào ngày mười bốn luôn có câu trả lời. Và rằng chiến dịch đã được mô phỏng trước khi gửi ra — một câu trả lời tốt hơn "chúng tôi đã kiểm tra rất kỹ".
Gói Team tồn tại chính là cho dạng công việc này: một thư viện workflow dùng chung để bản tốt nhất là bản mọi người dùng, phân quyền theo vai trò để nhân viên mới có thể chạy workflow mà không thể viết lại nó, và đủ số bước AI để phục vụ một danh mục khách hàng chứ không phải một dự án. Các con số nằm trên trang giá.
Nơi cách này ngừng là ý tưởng hay: nếu cả hai mươi tám khách hàng thực sự cần những thứ khác nhau, thì bạn không có một workflow, bạn có hai mươi tám workflow và một vấn đề lưu trữ hồ sơ. Kỹ thuật trên hiệu quả vì phần lớn công việc của agency là cùng một việc với những cái tên khác nhau bên trong. Ở nơi không phải vậy, hãy trung thực về điều đó trước khi xây một hệ thống cấu hình với hai mươi tám trường hợp đặc biệt.