Hậu cần và vận hành
Công việc không có chủ vì ai cũng làm một phần
Mọi công ty đều có một lớp công việc mà không ai được thuê để làm nhưng ai cũng phải làm: tệp phải được chuyển đi, con số phải được kiểm tra, phê duyệt phải được đôn đốc, bản xuất phải hoàn thành trước khi kế toán đến.
Nhà phân phối với bốn hệ thống
Một nhà phân phối nhỏ. Đơn hàng đến trong một hệ thống, tồn kho nằm ở hệ thống khác, kế toán làm việc trong hệ thống thứ ba, và kho vận hành bằng một phần mềm từ năm 2006 whose only interface is a CSV file dropped on an SFTP server. Không có gì sai với bất kỳ hệ thống nào trong số chúng. Vấn đề nằm hoàn toàn ở những khoảng trống.
Mỗi sáng, ai đó xuất, nhập, kiểm tra và sửa. Việc đó mất năm mươi phút vào ngày tốt và hai tiếng khi nguồn cấp của nhà cung cấp có một cột mới. Người làm việc đó là một trong hai người hiểu doanh nghiệp đủ tốt để nhận ra khi nào một con số sai — chính vì vậy họ không nên dành hai tiếng mỗi ngày cho việc đó.
- ⚡Trình kích hoạtTệp xuất hiện trên SFTP của nhà cung cấp.
- 2Đã phân tíchDấu chấm phẩy, byte-order mark, tiêu đề tiếng Ba Lan. 4 118 dòng.
- 3Đã kiểm traMã tiền tệ và mã quốc gia đối chiếu với dữ liệu tham chiếu. Hai dòng không hợp lệ.
- 4Đã đẩyTheo lô 200 vào hệ thống tồn kho. Giới hạn tốc độ được tôn trọng.
- 5Ghi ngược lạiBút toán kế toán được tạo chỉ cho phần chênh lệch.
- !Ngoại lệHai dòng được lưu với số dòng và lý do. 4 116 dòng còn lại đã đi qua.
- ✉Tóm tắtMột thông báo lúc 07:00, được giữ bởi giờ yên tĩnh cho đến lúc đó.
Bước trả phí: 0Chi phí lần chạy này: không có gì
Ngoại lệ mới là sản phẩm
Giá trị của một quy trình như vậy không phải là nó di chuyển bốn nghìn dòng. Bất kỳ script nào cũng di chuyển được bốn nghìn dòng. Giá trị là nó di chuyển 4 116 dòng một cách âm thầm và đặt hai dòng còn lại trước mặt một con người, với số dòng, giá trị bị lỗi và lý do lỗi.
Điều đó biến một công việc năm mươi phút thành hai phút, và — hữu ích hơn — biến một công việc vô hình thành hữu hình. Trước đây, không ai biết nguồn cấp có hai dòng lỗi mỗi tuần. Chúng được người làm nhập sửa âm thầm, và nhà cung cấp chưa bao giờ được báo.
Phê duyệt không bị đình trệ
Một phê duyệt là một khoảng chờ. Lượt chạy dừng ở bước đó, giữ mọi thứ nó biết, và không tốn gì trong khi chờ. Nếu không ai trả lời trong khoảng thời gian bạn đặt, nó sẽ leo thang, hoặc đi theo đường mặc định, hoặc dừng lại và tự lưu hồ sơ — tùy bạn chọn, và lựa chọn đó hiển thị trong quy trình chứ không nằm trong đầu ai đó.
Cách phổ biến là: đôn đốc sau hai ngày, leo thang cho người thứ hai sau bốn ngày, và không bao giờ để một việc nằm ba tuần vì người duy nhất có thể phê duyệt đang đi nghỉ.
Trước đây từng có người ở lại muộn để làm việc này.
Sáu thứ thông thường
Mọi người xây dựng gì ở đây
Công việc chạy đêm
Xuất, chuyển đổi, nhập, xác minh, báo cáo. Xác định từ đầu đến cuối, nghĩa là nó không tốn gì để chạy và cho ra cùng một kết quả mỗi đêm.
Định tuyến tài liệu
Một hóa đơn đến dưới dạng tệp đính kèm PDF. Các trường được trích xuất, đối chiếu với đơn hàng, rồi lưu vào ba hệ thống. Cái nào không khớp sẽ chuyển cho một người xử lý.
Onboarding và offboarding
Một đồng nghiệp mới cần tài khoản ở sáu nơi, và một người sắp nghỉ cần bị gỡ khỏi cả sáu nơi đúng ngày. Cái thứ hai mới là thứ hay bị quên.
Leo thang xử lý
Bất cứ việc gì cũ hơn một ngưỡng thời gian, đang nằm ở bất kỳ ai, sẽ được nhắc một lần rồi leo thang. Quy trình này rất nhàm chán; chính việc thiếu nó là lý do mọi thứ nằm im ba tuần.
Ngày hạn tuân thủ
Một nghĩa vụ định kỳ có thời gian chuẩn bị — gia hạn, nộp hồ sơ, thanh tra — được nhắc trước chứ không phải đúng ngày, và được nhắc lại nếu chẳng có gì xảy ra.
Kiểm tra tình trạng
Thăm dò những thứ bắt buộc phải hoạt động, và chỉ báo động một lần khi có gì đó không hoạt động, thay vì bốn trăm cảnh báo khi mạng chớp mắt lúc 02:41.
Vì sao công việc này cứ phải làm thủ tục lâu đến thế
Vì nó chưa bao giờ là dự án của bất kỳ ai. Nó quá nhỏ để đáng thuê lập trình viên, quá đặc thù để mua phần mềm có sẵn, và quá tẻ nhạt để người làm nó chịu làm ầm lên. Nên nó cứ ở lại, cứ lớn dần, và cuối cùng công ty có ba người mà công việc thật của họ là chuyển dữ liệu giữa các hệ thống vốn từng được bán ra như những giải pháp hoàn chỉnh.
Vậy nên chuẩn mà một quy trình phải đạt là rất thấp: nó phải nhanh hơn so với việc tự làm công việc đó trong vài tháng. Mô tả nó trong một câu và dành hai mươi phút chỉnh sửa là đã vượt chuẩn đó thoải mái đối với gần như mọi thứ trên trang này.
Đừng tự động hóa một quy trình tồi. Nếu hai người làm cùng một việc theo hai cách khác nhau và cả hai đều chắc chắn mình đúng, một quy trình sẽ chỉ khiến một trong hai người sai nhanh hơn và đều đặn hơn. Hãy thống nhất quy trình trước; việc tự động hóa chỉ tốn một buổi chiều, còn cuộc cãi vã tốn cả hai tuần.