Back-office και λειτουργίες
Η δουλειά που δεν έχει ιδιοκτήτη επειδή όλοι κάνουν λίγο από αυτήν
Κάθε εταιρεία έχει ένα στρώμα εργασιών για τις οποίες δεν προσλήφθηκε κανείς και τις οποίες καταλήγουν να κάνουν όλοι: το αρχείο που πρέπει να μετακινηθεί, ο αριθμός που πρέπει να ελεγχθεί, η έγκριση που πρέπει να διεκδικηθεί, η εξαγωγή που πρέπει να γίνει πριν φτάσει ο λογιστής.
Ο διανομέας με τα τέσσερα συστήματα
Ένας μικρός διανομέας. Οι παραγγελίες φτάνουν σε ένα σύστημα, το απόθεμα βρίσκεται σε άλλο, ο λογιστής δουλεύει σε τρίτο, και η αποθήκη τρέχει με ένα λογισμικό του 2006 του οποίου η μόνη διεπαφή είναι ένα αρχείο CSV που κατατίθεται σε διακομιστή SFTP. Τίποτα δεν πάει στραβά σε κανένα από αυτά μεμονωμένα. Το πρόβλημα βρίσκεται εξ ολοκλήρου στα κενά.
Κάθε πρωί κάποιος εξάγει, εισάγει, ελέγχει και διορθώνει. Παίρνει πενήντα λεπτά μια καλή μέρα και δύο ώρες όταν η τροφοδοσία του προμηθευτή έχει νέα στήλη. Το άτομο που το κάνει είναι ένα από τα δύο άτομα που γνωρίζουν την επιχείρηση αρκετά ώστε να αντιληφθούν πότε ένας αριθμός είναι λάθος — και ακριβώς γι' αυτό δεν θα έπρεπε να ξοδεύει δύο ώρες την ημέρα σε αυτό.
- ⚡ΈναυσμαΤο αρχείο εμφανίζεται στο SFTP του προμηθευτή.
- 2ΑναλύθηκεΕρωτηματικά ως διαχωριστικά, byte-order mark, πολωνικές επικεφαλίδες. 4 118 γραμμές.
- 3ΕλέγχθηκεΚωδικοί νομίσματος και χώρας έναντι των δεδομένων αναφοράς. Δύο γραμμές άκυρες.
- 4ΠροωθήθηκεΠακέτα των 200 στο σύστημα αποθέματος. Το όριο ρυθμού τηρήθηκε.
- 5Εγγράφηκε ξανάΛογιστικές εγγραφές δημιουργήθηκαν μόνο για τη διαφορά.
- !ΕξαιρέσειςΔύο γραμμές κατατέθηκαν με τον αριθμό γραμμής και την αιτία. Οι άλλες 4 116 πέρασαν.
- ✉ΣύνοψηΈνα μήνυμα στις 07:00, κρατημένο από τις ώρες ησυχίας μέχρι τότε.
Πληρωμένα βήματα: 0Κόστος αυτής της εκτέλεσης: τίποτα
Οι εξαιρέσεις είναι το προϊόν
Η αξία μιας ροής εργασίας σαν αυτή δεν είναι ότι μετακινεί τέσσερις χιλιάδες γραμμές. Οποιοδήποτε σενάριο μετακινεί τέσσερις χιλιάδες γραμμές. Η αξία είναι ότι μετακινεί 4 116 από αυτές σιωπηλά και βάζει τις άλλες δύο μπροστά σε έναν άνθρωπο, με τον αριθμό γραμμής, την τιμή που απέτυχε και την αιτία της αποτυχίας.
Αυτό μετατρέπει μια δουλειά πενήντα λεπτών σε δουλειά δύο λεπτών, και — πιο χρήσιμα — μετατρέπει μια αόρατη δουλειά σε ορατή. Πριν, κανείς δεν γνώριζε ότι η τροφοδοσία είχε δύο κακές γραμμές την εβδομάδα. Διορθώνονταν σιωπηλά από το άτομο που έκανε την εισαγωγή, και ο προμηθευτής δεν ενημερωνόταν ποτέ.
Εγκρίσεις που δεν κολλάνε
Μια έγκριση είναι μια αναμονή. Η εκτέλεση κάθεται σε αυτό το βήμα, κρατώντας ό,τι γνωρίζει, και δεν κοστίζει τίποτα όσο κάθεται. Αν κανείς δεν απαντήσει μέσα στην προθεσμία που ορίσατε, κλιμακώνεται, ή ακολουθεί την προεπιλεγμένη διαδρομή, ή σταματά και καταγράφεται — δική σας επιλογή, και η επιλογή είναι ορατή στη ροή εργασίας και όχι στο κεφάλι κάποιου.
Η συνηθισμένη εκδοχή είναι: υπενθύμιση μετά από δύο μέρες, κλιμάκωση σε δεύτερο άτομο μετά από τέσσερις, και ποτέ να μην αφήσετε κάτι να καθίσει τρεις εβδομάδες επειδή το ένα άτομο που μπορούσε να το εγκρίνει ήταν σε διακοπές.
Κάποιος έμενε αργά γι' αυτό.
Τα συνηθισμένα έξι
Τι χτίζουν οι άνθρωποι εδώ
Η νυχτερινή εργασία
Εξαγωγή, μετασχηματισμός, εισαγωγή, επαλήθευση, αναφορά. Ντετερμινιστική από άκρη σε άκρη, που σημαίνει ότι δεν κοστίζει τίποτα στην εκτέλεση και παράγει το ίδιο αποτέλεσμα κάθε νύχτα.
Δρομολόγηση εγγράφων
Ένα τιμολόγιο φτάνει ως συνημμένο PDF. Τα πεδία εξάγονται, ελέγχονται με την παραγγελία και καταχωρούνται σε τρία συστήματα. Ό,τι δεν ταιριάζει πηγαίνει σε έναν άνθρωπο.
Ένταξη και αποχώρηση εργαζομένων
Ένας νέος συνάδελφος χρειάζεται λογαριασμούς σε έξι σημεία, και ένας αποχωρών πρέπει να αφαιρεθεί και από τα έξι την κατάλληλη ημέρα. Το δεύτερο είναι αυτό που ξεχνιέται.
Κλιμάκωση
Οτιδήποτε παλαιότερο από ένα όριο, που βρίσκεται σε οποιονδήποτε, υπενθυμίζεται μία φορά και μετά κλιμακώνεται. Η ροή εργασίας είναι βαρετή· η απουσία της είναι ο λόγος που τα πράγματα μένουν εκκρεμή τρεις εβδομάδες.
Ημερομηνίες συμμόρφωσης
Μια επαναλαμβανόμενη υποχρέωση με χρόνο προετοιμασίας — μια ανανέωση, μια δήλωση, μια επιθεώρηση — που εμφανίζεται εγκαίρως και όχι την τελευταία στιγμή, και επανεμφανίζεται αν δεν συμβεί τίποτα.
Έλεγχοι υγείας
Ελέγχουμε τακτικά ό,τι πρέπει να λειτουργεί, και εκπέμπουμε μία ειδοποίηση όταν κάτι δεν λειτουργεί, αντί για τετρακόσιες ειδοποιήσεις όταν το δίκτυο τρεκλίζει στις 02:41.
Γιατί αυτή η εργασία παραμένει χειροκίνητη για τόσο καιρό
Επειδή δεν είναι ποτέ έργο κανενός. Είναι πολύ μικρή για να δικαιολογήσει έναν προγραμματιστή, πολύ ειδική για να αγοραστεί έτοιμη, και πολύ βαρετή για να ασχοληθεί σοβαρά όποιος την κάνει. Έτσι παραμένει, μεγαλώνει, και τελικά μια εταιρεία έχει τρία άτομα των οποίων η πραγματική δουλειά είναι να μεταφέρουν δεδομένα μεταξύ συστημάτων που το καθένα πωλήθηκε ως πλήρες.
Το όριο που πρέπει να περάσει μια ροή εργασίας είναι επομένως χαμηλό: πρέπει να είναι ταχύτερο να χτιστεί απ' ό,τι να γίνεται η δουλειά χειροκίνητα για μερικούς μήνες. Να την περιγράψετε σε μία πρόταση και να ξοδέψετε είκοσι λεπτά για να τη στρώσετε — αυτό περνά το όριο άνετα για σχεδόν οτιδήποτε σε αυτή τη σελίδα.
Μην αυτοματοποιήσετε μια κακή διαδικασία. Αν δύο άνθρωποι κάνουν την ίδια δουλειά διαφορετικά και οι δύο είναι βέβαιοι ότι έχουν δίκιο, μια ροή εργασίας θα κάνει απλώς τον έναν από τους δύο να έχει λάθος ταχύτερα και πιο σταθερά. Τακτοποιήστε πρώτα τη διαδικασία· ο αυτοματισμός παίρνει ένα απόγευμα και η διαφωνία ένα δεκαπενθήμερο.