ব্যাক-অফিস ও পরিচালনা
যে কাজের কোনো মালিক নেই, কারণ সবাই একটু একটু করে তা করে
প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে এমন কাজের একটি স্তর আছে যা কাউকে করার জন্য নিয়োগ দেওয়া হয়নি, কিন্তু সবাই শেষমেশ তা করে: যে ফাইল সরাতে হবে, যে সংখ্যা যাচাই করতে হবে, যে অনুমোদন তাড়া করতে হবে, হিসাবরক্ষক আসার আগে যে এক্সপোর্ট সম্পন্ন করতে হবে।
চারটি সিস্টেমের পরিবেশক
একটি ছোট পরিবেশক প্রতিষ্ঠান। অর্ডার আসে এক সিস্টেমে, মজুদ থাকে অন্যটিতে, হিসাবরক্ষক কাজ করেন তৃতীয়টিতে, আর গুদাম চলে ২০০৬ সালের এক সফটওয়্যারে, যার একমাত্র ইন্টারফেস একটি SFTP সার্ভারে ফেলে রাখা CSV ফাইল। প্রতিটির নিজে নিজে কোনো সমস্যা নেই। সমস্যাটি পুরোপুরি ফাঁকগুলোতে।
প্রতিদিন সকালে কেউ একজন এক্সপোর্ট, ইমপোর্ট, যাচাই ও সংশোধন করে। ভালো দিনে এতে পঞ্চাশ মিনিট লাগে, আর সরবরাহকারীর ফিডে নতুন কলাম থাকলে দুই ঘণ্টা লাগে। যিনি এটি করেন তিনি তাদের একজন, যাঁরা ব্যবসাটি এতটাই বোঝেন যে কোনো সংখ্যা ভুল হলে ধরতে পারেন — ঠিক এ কারণেই তাঁর দিনে দুই ঘণ্টা এতে ব্যয় করা উচিত নয়।
- ⚡ট্রিগারসরবরাহকারীর SFTP-তে ফাইল আসে।
- 2পার্স করা হয়েছেসেমিকোলন, বাইট-অর্ডার মার্ক, পোলিশ হেডার। ৪,১১৮ সারি।
- 3যাচাই করা হয়েছেরেফারেন্স ডেটার বিপরীতে মুদ্রা ও দেশের কোড। দুটি সারি অবৈধ।
- 4পুশ করা হয়েছেমজুদ সিস্টেমে ২০০ করে ব্যাচে। রেট লিমিট মেনে চলা হয়েছে।
- 5পুনরায় লেখা হয়েছেশুধু পার্থক্যের জন্য হিসাবের এন্ট্রি তৈরি হয়েছে।
- !ব্যতিক্রমদুটি সারি সারি নম্বর ও কারণসহ সংরক্ষিত। বাকি ৪,১১৬টি নির্বিঘ্নে যাত্রা করেছে।
- ✉সারসংক্ষেপসকাল ৭টায় একটি বার্তা, তার আগ পর্যন্ত শান্ত সময়ের নিয়মে ধরে রাখা।
অর্থপ্রদত্ত ধাপ: ০এই রানের খরচ: শূন্য
ব্যতিক্রমই আসল পণ্য
এমন একটি ওয়ার্কফ্লোর মূল্য এই নয় যে এটি চার হাজার সারি সরায়। যেকোনো স্ক্রিপ্টই চার হাজার সারি সরায়। মূল্য হলো এটি ৪,১১৬টি নীরবে সরায় এবং বাকি দুটি সারি নম্বর, যে মান ব্যর্থ হয়েছে তা ও ব্যর্থতার কারণসহ একজন মানুষের সামনে তুলে ধরে।
এতে পঞ্চাশ মিনিটের কাজ দুই মিনিটের হয়ে যায়, আর — আরও কাজের — অদৃশ্য কাজ দৃশ্যমান হয়ে ওঠে। আগে কেউ জানত না সপ্তাহে ফিডে দুটি ত্রুটিপূর্ণ সারি আসত। ইমপোর্ট করা ব্যক্তি নীরবে সেগুলো ঠিক করে দিতেন, আর সরবরাহকারীকে কখনো জানানো হতো না।
যে অনুমোদন আটকে থাকে না
একটি অনুমোদন মানে একটি অপেক্ষা। রানটি সেই ধাপে বসে থাকে, তার জানা সবকিছু ধরে রেখে, আর বসে থাকা অবস্থায় কোনো খরচ হয় না। আপনার নির্ধারিত সময়ের মধ্যে কেউ উত্তর না দিলে এটি এসকেলেট হয়, বা ডিফল্ট পথ নেয়, বা থেমে নিজেকে নথিভুক্ত করে — পছন্দটি আপনার, আর পছন্দটি কারও মাথার ভেতরে নয়, ওয়ার্কফ্লোতেই দৃশ্যমান থাকে।
সাধারণ রূপটি হলো: দুই দিন পর তাড়া করা, চার দিন পর দ্বিতীয় ব্যক্তির কাছে এসকেলেট করা, আর যে একজন অনুমোদন দিতে পারেন তিনি ছুটিতে থাকায় কিছু যেন তিন সপ্তাহ আটকে না থাকে সেটি নিশ্চিত করা।
এর জন্য আগে কেউ দেরি পর্যন্ত থেকে যেতেন।
সাধারণ ছয়টি
মানুষ এখানে কী তৈরি করে
রাতের কাজটি
এক্সপোর্ট, রূপান্তর, ইমপোর্ট, যাচাই, রিপোর্ট। শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত নির্ধারিত, অর্থাৎ এটি চালাতে কোনো খরচ নেই এবং প্রতি রাতে একই ফল দেয়।
নথি রাউটিং
একটি চালান PDF সংযুক্তি হিসেবে আসে। ক্ষেত্রগুলো বের করা হয়, ক্রয়াদেশের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা হয়, এবং তিনটি সিস্টেমে ফাইল করা হয়। যেটি মেলে না, সেটি একজন মানুষের কাছে যায়।
অনবোর্ডিং ও অফবোর্ডিং
একজন নতুন সহকর্মীর ছয় জায়গায় অ্যাকাউন্ট দরকার, আর চলে যাওয়া একজনের অ্যাকাউন্ট ঠিক দিনে ছয়টি জায়গা থেকেই সরিয়ে নিতে হয়। দ্বিতীয়টিই সেই কাজ যা ভুলে যাওয়া হয়।
এসকেলেশন
একটি নির্দিষ্ট সীমার চেয়ে পুরোনো, যার কারও কাছেই থাকা যেকোনো কিছু — একবার অনুসরণ করা হবে, তারপর এসকেলেট করা হবে। ওয়ার্কফ্লোটি একঘেয়ে; এর অনুপস্থিতিই কারণ জিনিস তিন সপ্তাহ ধরে আটকে থাকে।
কমপ্লায়েন্স তারিখ
একটি প্রস্তুতি সময়সহ পুনরাবৃত্ত দায়িত্ব — নবায়ন, দাখিল, পরিদর্শন — দিনটির দিনে নয়, বরং আগেই সামনে আনা হবে, এবং কিছু না ঘটলে আবারও সামনে আনা হবে।
হেলথ চেক
যেগুলো চালু থাকতেই হবে সেগুলো পরীক্ষা করুন, এবং কিছু চালু না থাকলে একটি সতর্কতা দিন — ভোর ২টা ৪১-এ নেটওয়ার্ক একটু এলোমেলো হলে চারশো সতর্কতা নয়।
এই কাজ এত দিন কেন ম্যানুয়ালই থাকে
কারণ এটি কখনও কারও প্রকল্পই হয় না। একজন ডেভেলপার নিয়োগের জন্য এটি খুব ছোট, প্রস্তুত কিনে নেওয়ার জন্য খুব নির্দিষ্ট, আর যিনি কাজটি করেন তার হৈ-হুল্লোড় করার জন্য খুব ক্লান্তিকর। তাই এটি থেকে যায়, বাড়তে থাকে, এবং শেষ পর্যন্ত একটি প্রতিষ্ঠানে তিনজন মানুষ থাকে যাদের প্রকৃত কাজ এমন সিস্টেমগুলোর মধ্যে ডেটা সরানো, যেগুলোর প্রতিটিই সম্পূর্ণ বলে বিক্রি হয়েছিল।
তাই একটি ওয়ার্কফ্লোকে যে মান অতিক্রম করতে হয় তা কম: কয়েক মাসের জন্য কাজটি হাতে করতে যে সময় লাগে, তার চেয়ে দ্রুত এটি তৈরি করা যায় এমনটাই হলেই চলে। এক বাক্যে এটি বর্ণনা করে বিশ মিনিট পরিপাটি করে নিলে এই পাতার প্রায় যেকোনো কিছুর জন্যই সেই মান সহজেই অতিক্রম হয়।
খারাপ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করবেন না। যদি দুজন মানুষ একই কাজ ভিন্নভাবে করেন এবং দুজনেই নিশ্চিত থাকেন যে তাঁরাই সঠিক, তবে একটি ওয়ার্কফ্লো কেবল তাঁদের একজনকে দ্রুত ও ধারাবাহিকভাবে ভুল করাবে। প্রথমে প্রক্রিয়াটি মিটমাট করুন; স্বয়ংক্রিয়করণে একটি বিকেল লাগে, আর তর্কে দুই সপ্তাহ লাগে।