Arka ofis ve operasyonlar

Sahibi olmayan, çünkü herkesin biraz uğraştığı iş

Her şirketin, kimse işe alınmamış olduğu ama herkesin sonunda yaptığı bir görev katmanı vardır: taşınması gereken dosya, kontrol edilmesi gereken sayı, peşinden gidilmesi gereken onay, muhasebeci gelmeden önce yapılması gereken dışa aktarma.

Dört sistemi olan distribütör

Küçük bir distribütör. Siparişler bir sistemde gelir, stok başka bir sistemde durur, muhasebeci üçüncü bir sistemde çalışır ve depo, tek arayüzü bir SFTP sunucusuna bırakılan CSV dosyası olan 2006 tarihli bir yazılımla çalışır. Hiçbirinin kendisinde bir sorun yoktur. Sorun tamamen boşluklardadır.

Her sabah biri dışa aktarır, içe aktarır, kontrol eder ve düzeltir. İyi bir günde elli dakika sürer, tedarikçi akışında yeni bir sütun olduğunda iki saat. Bunu yapan kişi, bir sayının yanlış olduğunu fark edebilecek kadar işi iyi anlayan iki kişiden biridir — ki tam da bu yüzden günde iki saatini buna harcamamalıdır.

Gecelik, dört sistem04:02

⚡Tetikleyici04:02Dosya tedarikçinin SFTP'sinde göründü.
2AyrıştırıldıNoktalı virgüller, bayt sırası işareti, Lehçe başlıklar. 4 118 satır.
3Kontrol edildi1.1 sPara birimi ve ülke kodları referans verilerle karşılaştırıldı. İki satır geçersiz.
4Gönderildi2.9 sStok sistemine 200'lik gruplar hâlinde. Hız sınırına uyuldu.
5Geri yazıldıMuhasebe kayıtları yalnızca fark için oluşturuldu.
!İstisnalarİki satır, satır numarası ve gerekçesiyle dosyalandı. Diğer 4 116 sorunsuz geçti.
✉Özet04:0307:00'de tek bir mesaj, o saate kadar sessiz saatler tarafından bekletildi.

Ücretli adımlar: 0Bu çalıştırmanın maliyeti: sıfır

İstisnalar ürünün kendisidir

Böyle bir iş akışının değeri dört bin satırı taşımasında değildir. Herhangi bir betik dört bin satır taşır. Değer, 4 116'sını sessizce taşıyıp diğer ikisini satır numarası, hatalı değer ve hata gerekçesiyle birinin önüne koymasındadır.

Bu da elli dakikalık bir işi iki dakikalığa indirir ve — daha da önemlisi — görünmez bir işi görünür kılar. Daha önce akışta haftada iki hatalı satır olduğunu kimse bilmiyordu. İçe aktarmayı yapan kişi sessizce düzeltiyor, tedarikçiye ise hiç haber verilmiyordu.

Tıkanmayan onaylar

Onay bir beklemedir. İşlem o adımda durur, bildiği her şeyi elinde tutar ve beklerken hiçbir maliyeti olmaz. Belirlediğiniz süre içinde kimse yanıt vermezse, işlem yükseltilir, varsayılan yolu izler ya da durur ve kendini dosyalar — seçim sizin, ve bu seçim birinin kafasında değil iş akışında görünürdür.

Yaygın uygulama şudur: iki gün sonra hatırlatma, dört gün sonra ikinci bir kişiye yükseltme ve onaylayabilecek tek kişi tatile çıktı diye bir şeyin üç hafta beklemesine asla izin vermemek.

Bunun için birileri geç saatlere kadar kalırdı.

Alışılmış altılı

İnsanlar burada ne inşa ediyor

Gecelik iş

Dışa aktar, dönüştür, içe aktar, doğrula, raporla. Baştan sona deterministik; yani çalışması maliyetsizdir ve her gece aynı sonucu üretir.

Belge yönlendirme

Bir fatura PDF eki olarak gelir. Alanlar çıkarılır, satın alma siparişiyle karşılaştırılır ve üç sisteme kaydedilir. Eşleşmeyen fatura bir kişiye gider.

İşe alım ve işten çıkarma

Yeni bir çalışanın altı yerde hesaba ihtiyacı vardır; ayrılan çalışanın hesapları da doğru günde altı yerden kaldırılmalıdır. Unutulan ikincisidir.

Yükseltme (eskale)

Belirli bir eşiği aşan, herhangi birinin bekleyen her şey bir kez hatırlatılır ve ardından yükseltilir. İş akışı sıkıcıdır; olmaması, işlerin üç hafta beklemesinin nedenidir.

Uyumluluk tarihleri

Ön süresi olan yinelenen bir yükümlülük — bir yenileme, bir beyanname, bir denetim — günü geldiğinde değil önceden görünür hale getirilir ve hiçbir şey yapılmadıysa yeniden hatırlatılır.

Sağlık kontrolleri

Çalışması gereken şeyleri yoklayın ve bir şey çalışmıyorsa, 02:41'deki bir ağ sıçramasında dört yüz uyarı yerine tek bir uyarı oluşturun.

Bu iş neden bu kadar uzun süre manuel kalıyor

Çünkü hiç kimsenin projesi değildir. Bir geliştiriciyi hak edecek kadar büyük değil, raftan satın almaya göre çok özel ve yapan kişi için şikayet edilecek kadar bile ilginç değil. Bu yüzden kalır, büyür ve sonunda bir şirkette gerçek işi, her biri eksiksiz olarak satılmış sistemler arasında veri taşımak olan üç kişi olur.

Bu nedenle bir iş akışının geçmesi gereken bar düşüktür: kurulumu, işin birkaç ay boyunca elle yapılmasından daha hızlı olmalıdır. Bunu bir cümleyle tanımlamak ve düzenlemeye yirmi dakika harcamak, bu sayfadaki neredeyse her şey için bu barı rahatça geçer.

Kötü bir süreci otomatikleştirmeyin. İki kişi aynı işi farklı şekilde yapıyorsa ve ikisi de haklı olduğundan eminse, bir iş akışı yalnızca birinin daha hızlı ve daha tutarlı biçimde hatalı olmasını sağlar. Önce süreci netleştirin; otomasyon bir öğleden sonra sürer, tartışma ise iki hafta.