Администрация и операции
Работата без собственик, защото всички вършат по малко от нея
Всяка компания има пласт задачи, за които никой не е нает и които всички в крайна сметка вършат: файлът, който трябва да се премести, числото, което трябва да се провери, одобрението, което трябва да се потърси, експортът, който трябва да стане преди счетоводителят да дойде.
Дистрибуторът с четири системи
Малък дистрибутор. Поръчките пристигат в една система, наличностите са в друга, счетоводителят работи в трета, а складът върви на софтуер от 2006 г., чийто единствен интерфейс е CSV файл, оставян на SFTP сървър. Нищо не е проблемато само по себе си. Проблемът е изцяло в празнините между тях.
Всяка сутрин някой експортира, импортира, проверява и коригира. Отнема петдесет минути в добър ден и два часа, когато данните от доставчика имат нова колона. Човекът, който го прави, е един от двамата души, познаващи бизнеса достатъчно добре, за да забележат кога едно число е грешно — което е точно причината да не прекарва по два часа дневно в това.
- ⚡ЗадействанеФайл се появява на SFTP на доставчика.
- 2АнализиранТочка и запетая, BOM маркер, полски заглавия. 4 118 реда.
- 3ПроверенКодове на валути и държави спрямо референтни данни. Два реда невалидни.
- 4ИзпратенПакети по 200 в системата за наличности. Ограничението на скоростта е спазено.
- 5Записан обратноСчетоводни записи, създадени само за разликата.
- !ИзключенияДва реда подредени с номера на реда и причината. Другите 4 116 минаха.
- ✉ОбобщениеЕдно съобщение в 07:00, задържано от тихите часове до тогава.
Платени стъпки: 0Цена на това изпълнение: нищо
Изключенията са продуктът
Стойността на такъв работен процес не е, че мести четири хиляди реда. Всеки скрипт мести четири хиляди реда. Стойността е, че мести 4 116 от тях тихо, а другите два поставя пред човек — с номера на реда, стойността, която се провали, и причината за провала.
Това превръща петдесетминутна работа в двуминутна и — по-полезно — превръща невидима работа в видима. Преди никой не знаеше, че данните имат по два грешни реда седмично. Те бяха тихо поправяни от човека, правещия импорта, а доставчикът никога не беше уведомяван.
Одобрения, които не се блокират
Одобрението е чакане. Изпълнението стои на тази стъпка, задържайки всичко, което знае, и не струва нищо, докато стои. Ако никой не отговори в определения от Вас период, то се ескалира, или поема пътя по подразбиране, или спира и се подрежда за преглед — Ваш избор, и изборът е видим в работния процес, а не в главата на някого.
Честият вариант е: напомняне след два дни, ескалиране към втори човек след четири, и никога нещо да стои три седмици, защото единственият, който можеше да го одобри, е бил в отпуск.
Някой си оставаше до късно заради това.
Обичайните шест
Какво хората изграждат тук
Нощната задача
Експорт, трансформация, импорт, проверка, доклад. Детерминистична от край до край, което означава, че не струва нищо за изпълнение и дава същия резултат всяка нощ.
Маршрутизация на документи
Фактурата пристига като PDF прикачен файл. Полевете се извличат, сверяват се с поръчката за покупка и се записват в три системи. Тази, която не съвпада, отива при човек.
Включване и изключване на служители
Нов колега има нужда от профили на шест места, а напускащият трябва да бъде премахнат от всичките шест в точния ден. Второто е това, което се забравя.
Ескалация
Всичко, което е по-старо от определен праг и се намира при някого, се напомня веднъж и след това се ескалира. Работният процес е скучен; липсата му е причината нещата да стоят три седмици.
Срокове за съответствие
Периодично задължение с подготовителен срок — подновяване, деклариране, инспекция — което се показва предварително, а не в последния ден, и се показва отново, ако нищо не се е случило.
Проверки за състояние
Проверявайте нещата, които трябва да работят, и подавайте едно известяване, когато нещо не работи, вместо четиристотин известявания, когато мрежата прекъсне в 02:41.
Защо тази работа остава ръчна толкова дълго
Защото никога не е проект на някого. Твърде е малка, за да оправдае разработчик, твърде специфична, за да се купи готова, и твърде скучна, за човекът, който я върши, да вдига шум. Така тя остава, расте, и в крайна сметка една компания има трима души, чиято истинска работа е да прехвърлят данни между системи, всяка от които е продавана като завършена.
Прагът, който един работен процес трябва да преодолее, затова е нисък: трябва да е по-бързо да се изгради, отколкото работата да се върши ръчно за няколко месеца. Да я опишете в едно изречение и да отделите двадесет минути за доизпипване преодолява този праг спокойно за почти всичко на тази страница.
Не автоматизирайте лош процес. Ако двама души вършат една и съща работа по различен начин и двамата са сигурни, че са прави, работният процес просто ще накара единия да греши по-бързо и по-последователно. Първо уредете процеса; автоматизацията отнема един следобед, а спорът — две седмици.