پشتیبانی و عملیات
کارهایی که مالک ندارند چون همه کمی از آن‌ها را انجام می‌دهند
هر شرکتی لایه‌ای از کارها را دارد که هیچ‌کس برای انجامشان استخدام نشده اما همه سرانجام انجامشان می‌دهند: فایلی که باید جابه‌جا شود، عددی که باید بررسی شود، تأییدی که باید دنبالش بروند، خروجی‌ای که باید قبل از رسیدن حسابدار آماده باشد.
توزیع‌کننده‌ای با چهار سیستم
یک توزیع‌کنندهٔ کوچک. سفارش‌ها در یک سیستم می‌رسند، موجودی در سیستم دیگری است، حسابدار در سیستم سوم کار می‌کند، و انبار با نرم‌افزاری از سال ۲۰۰۶ کار می‌کند که تنها رابطش یک فایل CSV است که روی یک سرور SFTP گذاشته می‌شود. هیچ‌کدام به‌تنهایی مشکلی ندارند. مشکل تماماً در فاصله‌های میان آن‌هاست.
هر صبح کسی خروجی می‌گیرد، وارد می‌کند، بررسی و اصلاح می‌کند. در روز خوب پنجاه دقیقه طول می‌کشد و وقتی فید تأمین‌کننده ستون جدیدی دارد، دو ساعت. کسی که این کار را می‌کند یکی از دو نفری است که کسب‌وکار را به‌اندازه‌ای می‌شناسد که بفهمد عددی اشتباه است — و دقیقاً به همین دلیل نباید روزی دو ساعت وقتش را صرف این کند.
- ⚡راه‌اندازفایل روی SFTP تأمین‌کننده ظاهر می‌شود.
- 2تجزیه‌شدهنقطه‌ویرگول‌ها، علامت ترتیب بایت، سرستون‌های لهستانی. ۴ ۱۱۸ سطر.
- 3بررسی‌شدهکدهای ارز و کشور با داده‌های مرجع. دو ردیف نامعتبر.
- 4ارسال‌شدهدسته‌های ۲۰۰تایی به سیستم موجودی. محدودیت نرخ رعایت شد.
- 5بازنویسی‌شدهاسناد حسابداری فقط برای تفاوت‌ها ایجاد شد.
- !استثناهادو ردیف با شمارهٔ ردیف و دلیل بایگانی شد. ۴۱۱۶ ردیف دیگر عبور کردند.
- ✉خلاصهیک پیام در ساعت ۰۷:۰۰، که تا آن زمان به دلیل ساعات سکوت نگه داشته شد.
مراحل پولی: ۰هزینهٔ این اجرا: هیچ
استثناها خودِ محصول‌اند
ارزش جریان کاری‌ای مثل آن، این نیست که چهار هزار ردیف را جابه‌جا می‌کند. هر اسکریپتی چهار هزار ردیف را جابه‌جا می‌کند. ارزش آن است که ۴۱۱۶ ردیف را بی‌صدا جابه‌جا می‌کند و دو ردیف دیگر را با شمارهٔ ردیف، مقداری که شکست خورد و دلیل شکست، در برابر یک انسان قرار می‌دهد.
این، کاری پنجاه‌دقیقه‌ای را به کاری دو دقیقه‌ای تبدیل می‌کند و — مفیدتر — کاری نامرئی را به کاری مرئی. قبلاً هیچ‌کس نمی‌دانست فید هفته‌ای دو ردیف خراب دارد. آن‌ها بی‌سروصدا توسط کسی که واردسازی را انجام می‌داد اصلاح می‌شدند و به تأمین‌کننده هرگز اطلاع داده نمی‌شد.
تأییدهایی که متوقف نمی‌مانند
یک تأیید یعنی یک انتظار. اجرا در آن مرحله می‌ماند، همهٔ آنچه می‌داند را نگه می‌دارد و در حال ماندن هزینه‌ای ندارد. اگر کسی در بازه‌ای که شما تعیین کرده‌اید پاسخ ندهد، ارجاع می‌شود، یا مسیر پیش‌فرض را می‌رود، یا متوقف می‌شود و خودش را بایگانی می‌کند — انتخاب با شماست، و این انتخاب در خود جریان کاری دیده می‌شود نه در ذهن کسی.
نسخهٔ رایج این است: بعد از دو روز پیگیری، بعد از چهار روز به شخص دوم ارجاع، و هرگز اجازه ندهید چیزی سه هفته بماند فقط چون تنها کسی که می‌توانست تأییدش کند در مرخصی بود.
قبلاً کسی برای این کار دیر وقت بیدار می‌ماند.
شش مورد همیشگی
چه چیزهایی اینجا می‌سازند
کار شبانه
خروجی، تبدیل، واردسازی، تأیید، گزارش. از ابتدا تا انتها قطعی، یعنی اجرایش هیچ هزینه‌ای ندارد و هر شب نتیجهٔ یکسانی می‌دهد.
مسیریابی اسناد
فاکتور به‌صورت پیوست PDF می‌رسد. فیلدها استخراج می‌شوند، با سفارش خرید تطبیق داده می‌شوند و در سه سامانه ثبت می‌گردند. موردی که تطابق ندارد به یک نفر ارجاع می‌شود.
ورود و خروج کارکنان
یک همکار تازه به حساب‌های کاربری در شش جا نیاز دارد، و همکاری که می‌رود باید در روز درست از هر شش جا حذف شود. مورد دوم همان است که فراموش می‌شود.
ارجاع به مقام بالاتر
هر موردی که از یک حد زمانی older باشد، نزد هر کسی که باشد، یک بار پیگیری و سپس ارجاع می‌شود. گردش کار کسل‌کننده است؛ نبودِ آن است که باعث می‌شود کارها سه هفته معطل بمانند.
تاریخ‌های انطباق
یک تعهد تکرارشونده با زمان پیش‌بینی — تمدید، ثبت رسمی، بازرسی — که از قبل به‌جای روز موعد مطرح می‌شود و اگر اتفاقی نیفتاد، دوباره یادآوری می‌گردد.
بررسی‌های سلامت
چیزهایی را که باید فعال باشند پایش کنید و وقتی چیزی فعال نیست فقط یک هشدار بدهید، نه چهارصد هشدار وقتی شبکه در ساعت ۰۲:۴۱ یک لرزش کوتاه دارد.
چرا این کارها این‌قدر طولانی دستی باقی می‌مانند
چون هرگز پروژه هیچ‌کس نیست. برای توجیه یک توسعه‌دهنده خیلی کوچک است، برای خرید آماده خیلی خاص است، و برای کسی که انجامش می‌دهد آن‌قدر خسته‌کننده است که سر و صدا راه نیندازد. پس می‌ماند، بزرگ می‌شود، و سرانجام شرکتی سه نفر دارد که کار واقعی‌شان جابه‌جایی داده میان سامانه‌هایی است که هرکدام به‌عنوان کامل فروخته شده بودند.
پس معیاری که یک گردش کار باید از آن بگذرد پایین است: ساختنش باید سریع‌تر از انجام دستی کار برای چند ماه باشد. توصیف آن در یک جمله و بیست دقیقه مرتب‌سازی، این معیار را برای تقریباً هر چیزی در این صفحه به‌راحتی برآورده می‌کند.
یک فرایند بد را خودکار نکنید. اگر دو نفر یک کار را متفاوت انجام دهند و هر دو مطمئن باشند که درست می‌گویند، یک گردش کار صرفاً باعث می‌شود یکی از آن‌ها سریع‌تر و پیوسته‌تر اشتباه باشد. اول فرایند را حل‌وفصل کنید؛ خودکارسازی یک بعدازظهر طول می‌کشد و بحث دو هفته.