Backoffice og drift
Arbejdet, der ingen ejer har, fordi alle bidrager lidt til det
Hver virksomhed har et lag af opgaver, som ingen blev ansat til at udføre, og som alle ender med at gøre: filen, der skal flyttes, tallet, der skal tjekkes, godkendelsen, der skal jagtes, eksporten, der skal ske, før bogholderen kommer.
Distributøren med fire systemer
En lille distributør. Ordrer ankommer i ét system, lageret ligger i et andet, bogholderen arbejder i et tredje, og lageret kører på et stykke software fra 2006, hvis eneste grænseflade er en CSV-fil lagt på en SFTP-server. Der er intet galt med nogen af dem hver for sig. Problemet ligger udelukkende i hullerne.
Hver morgen eksporterer, importerer, tjekker og retter nogen. Det tager halvtreds minutter på en god dag og to timer, når leverandørfeedet har fået en ny kolonne. Personen, der gør det, er en af de to personer, der forstår forretningen godt nok til at opdage, når et tal er forkert — og det er netop derfor, de ikke bør bruge to timer om dagen på det.
- ⚡UdløserFil vises på leverandørens SFTP.
- 2ParsretSemikolonner, byte order mark, polske headers. 4 118 rækker.
- 3TjekketValuta- og landekoder mod referencedata. To rækker ugyldige.
- 4SkubbetBatches på 200 ind i lagersystemet. Rategrænsen respekteret.
- 5Skrevet tilbageBogføringsposter oprettet kun for differencen.
- !UndtagelserTo rækker arkiveret med rækkenummer og begrundelse. De andre 4 116 gik igennem.
- ✉OpsummeringÉn besked kl. 07:00, tilbageholdt af stilletider indtil da.
Betalte trin: 0Omkostning ved denne kørsel: ingenting
Undtagelser er produktet
Værdien af en workflow som den er ikke, at den flytter fire tusinde rækker. Ethvert script flytter fire tusinde rækker. Værdien er, at den flytter 4 116 af dem lydløst og stiller de to andre foran et menneske, med rækkenummeret, værdien, der fejlede, og grunden til, at den fejlede.
Det gør et halvtimes-minutters-job til et to-minutters-job, og — mere nyttigt — gør et usynligt job til et synligt. Før vidste ingen, at feedet havde to dårlige rækker om ugen. De blev lydløst rettet af personen, der lavede importen, og leverandøren fik det aldrig at vide.
Godkendelser, der ikke går i stå
En godkendelse er en ventetid. Kørslen står ved det trin med alt, hvad den ved, og koster intet, mens den står. Hvis ingen svarer inden for den periode, du har sat, eskalerer den, eller den tager standardvejen, eller den stopper og arkiverer sig selv — dit valg, og valget er synligt i workflowen frem for i nogens hoved.
Den gængse version er: følg op efter to dage, eskalér til en anden person efter fire, og lad aldrig noget ligge i tre uger, fordi den eneste, der kunne godkende det, var på ferie.
Tidligere blev nogen ved med det her til sent.
De sædvanlige seks
Hvad folk bygger her
Nattejobbet
Eksportér, transformér, importér, verificér, rapportér. Deterministisk fra start til slut, hvilket betyder, at det ikke koster noget at køre, og at det giver samme resultat hver nat.
Dokumentrouting
En faktura ankommer som PDF-bilag. Felter udtrækkes, tjekkes mod indkøbsordren og arkiveres i tre systemer. Den, der ikke matcher, går til en person.
Onboarding og offboarding
En ny kollega skal have konti seks steder, og en afgående skal have dem fjernet fra alle seks på den rigtige dag. Det er det sidste, der bliver glemt.
Eskalering
Alt, der er ældre end en grænseværdi og ligger hos nogen, følges op én gang og eskaleres derefter. Workflowet er kedeligt; fraværet af det er grunden til, at tingene ligger i tre uger.
Compliance-datoer
En tilbagevendende forpligtelse med varslingstid — en fornyelse, en indberetning, en inspektion — der dukker op i god tid frem for på selve dagen, og dukker op igen, hvis der ikke er sket noget.
Sundhedstjek
Poll de ting, der skal være oppe, og send én alarm, når noget ikke er, frem for fire hundrede alarmer, når nettet rykker klokken 02:41.
Hvorfor det her arbejde forbliver manuelt så længe
Fordi det aldrig er nogens projekt. Det er for lille til at retfærdiggøre en udvikler, for specifikt til at købe som standardprodukt og for kedeligt til, at den, der laver det, gør et nummer ud af det. Så det bliver ved, og det vokser, og til sidst har en virksomhed tre personer, hvis egentlige job er at flytte data mellem systemer, der hver især blev solgt som komplette.
Tærsklen, et workflow skal nå, er derfor lav: Det skal være hurtigere at bygge end jobbet tager at udføre i et par måneder. At beskrive det i én sætning og bruge tyve minutter på at rydde op i det klarer den tærskel komfortabelt for næsten alt på denne side.
Automatisér ikke en dårlig proces. Hvis to personer udfører samme job forskelligt, og begge er sikre på, at de har ret, vil et workflow blot gøre den ene af dem hurtigere og mere konsekvent forkert. Løs processen først; automatiseringen tager en eftermiddag, og diskussionen tager fjorten dage.