Back-office i operacions
La feina que no té cap responsable perquè tothom en fa una mica
Cada empresa té una capa de tasques per a les quals ningú no va ser contractat i que tothom acaba fent: el fitxer que s'ha de moure, la xifra que s'ha de comprovar, l'aprovació que s'ha de reclamar, l'exportació que s'ha de fer abans que arribi el comptable.
El distribuïdor amb quatre sistemes
Un petit distribuïdor. Les comandes arriben en un sistema, l'està viu en un altre, el comptable treballa en un tercer, i el magatzem funciona amb un programari del 2006 la única interfície del qual és un fitxer CSV deixat en un servidor SFTP. Res no falla en cap d'ells per separat. El problema és completament als buits.
Cada matí algú exporta, importa, comprova i corregeix. Amb un bon dia triga cinquanta minuts i dues hores quan el canal del proveïdor porta una columna nova. La persona que ho fa és una de les dues persones que coneixen el negoci prou bé per adonar-se quan una xifra és errònia — que és exactament per què no hauria d'estar-hi dues hores al dia.
- ⚡ActivadorApareix un fitxer a l'SFTP del proveïdor.
- 2AnalitzatPunt i coma, marca d'ordre de bytes, capçaleres en polonès. 4.118 files.
- 3ComprovatCodis de moneda i de país contra les dades de referència. Dues files invàlides.
- 4EnviatLots de 200 cap al sistema d'estoc. Respectant el límit de peticions.
- 5Registrat de nouAssentaments comptables creats només per al delta.
- !ExcepcionsDues files arxivades amb el número de fila i el motiu. Les altres 4 116 han passat.
- ✉ResumUn missatge a les 07:00, retingut per les hores de silenci fins aleshores.
Passos de pagament: 0Cost d'aquesta execució: res
Les excepcions són el producte
El valor d'un flux de treball com aquell no és que mogui quatre mil files. Qualsevol script mou quatre mil files. El valor és que en mou 4 116 en silenci i posa les altres dues davant d'una persona, amb el número de fila, el valor que ha fallat i el motiu del fallo.
Això converteix una feina de cinquanta minuts en una de dos, i — més útilment — converteix una feina invisible en una de visible. Abans, ningú no sabia que el canal portava dues files dolentes per setmana. Les corregia en silenci la persona que feia la importació, i mai no se n'avisava el proveïdor.
Aprovacions que no s'encallen
Una aprovació és una espera. L'execució s'atura en aquell pas, conservant tot el que sap, i no costa res mentre espera. Si ningú no respon dins del termini que has establert, escala, o pren el camí per defecte, o s'atura i s'arxiva — tu tries, i l'elecció és visible al flux de treball i no pas al cap d'algú.
La versió habitual és: reclamar al cap de dos dies, escalar a una segona persona al cap de quatre, i no deixar mai que alguna cosa esperi tres setmanes perquè l'única persona que podia aprovar-la era de vacances.
Abans algú s'hi quedava fins tard per això.
Els sis de sempre
Què construeix la gent aquí
La feina nocturna
Exporta, transforma, importa, verifica, informa. Determinista d'extrem a extrem, cosa que significa que no costa res d'executar i produeix el mateix resultat cada nit.
Encaminament de documents
Una factura arriba com a fitxer adjunt PDF. Se n'extreuen els camps, es comproven amb la comanda de compra i s'arxiven en tres sistemes. La que no coincideix passa a una persona.
Altes i baixes
Un company nou necessita comptes en sis llocs, i un que marxa necessita que se li retirin dels sis el dia correcte. El segon és el que s'oblida.
Escalada
Qualsevol cosa més antiga que un llindar, que estigui amb qui sigui, es reclama una vegada i després s'escala. El flux de treball és avorrit; l'absència d'aquest flux és per què les coses s'aturen tres setmanes.
Dates de compliment
Una obligació recurrent amb un termini previ — una renovació, una presentació, una inspecció — que es mostra amb antelació en lloc del mateix dia, i es torna a mostrar si no passa res.
Comprovacions de salut
Consulta les coses que han d'estar en funcionament i llança una sola alerta quan alguna no ho està, en lloc de quatre-centes alertes quan la xarxa falla un moment a les 02:41.
Per què aquesta feina continua sent manual tant de temps
Perquè mai és el projecte de ningú. És massa petit per justificar un desenvolupador, massa específic per comprar-lo ja fet, i massa avorrit perquè qui el fa en faci un drama. Així que es queda, creix, i finalment una empresa té tres persones la feina real de les quals és moure dades entre sistemes que cadascun es va vendre com a complets.
Per tant, el nivell que ha de superar un flux de treball és baix: ha de ser més ràpid de construir del que triga la feina durant un parell de mesos. Descriure'l en una frase i passar vint minuts polint-lo supera aquest nivell còmodament per a gairebé qualsevol cosa d'aquesta pàgina.
No automatitzis un procés dolent. Si dues persones fan la mateixa feina de manera diferent i totes dues estan segures que tenen raó, un flux de treball simplement farà que una d'elles es equiivoca més ràpid i de manera més consistent. Resol primer el procés; l'automatització triga una tarda i la discussió, una quinzena.