バックオフィスと業務運用
誰の担当でもないのに、全員が少しずつ行う仕事
どの会社にも、誰も採用された業務ではないのに結局全員が行うことになる作業の層があります。移動しなければならないファイル、確認しなければならない数値、催促しなければならない承認、経理担当が来る前に済ませておかなければならないエクスポート。
4つのシステムを持つ販売業者
小さな販売業者です。受注はあるシステムに届き、在庫は別のシステムにあり、経理は3つ目のシステムで作業し、倉庫は2006年のソフトウェアで動いています。その唯一のインターフェースは、SFTPサーバーに置かれるCSVファイルです。どれも単体では問題ありません。問題は完全にその「隙間」にあります。
毎朝、誰かがエクスポートし、インポートし、確認し、修正します。順調な日でも50分かかり、仕入先フィードに新しい列があると2時間かかります。それを行うのは、数値の誤りに気づけるほど業務を理解している2人のうちの1人です。だからこそ、その人に毎日2時間を費やさせるべきではないのです。
- ⚡トリガー仕入先のSFTPにファイルが現れる。
- 2解析済みセミコロン区切り、バイトオーダーマーク、ポーランド語ヘッダ。4,118行。
- 3検証済み通貨と国コードを参照データと照合。無効な行が2件。
- 4送信済み在庫システムへ200件ずつのバッチで送信。レート制限を遵守。
- 5書き戻し差分のみの会計仕訳を作成。
- !例外2件の行は行番号と理由を添えて保管。残りの4,116件は通過しました。
- ✉サマリー07:00に1件のメッセージ。それまでサイレントタイムにより保留。
有償ステップ：0この実行のコスト: なし
例外こそが製品
そのようなワークフローの価値は、4千行を移動することではありません。どんなスクリプトでも4千行は移動できます。価値は、4,116行を黙って移動し、残りの2行を行番号、失敗した値、失敗の理由とともに人の前に出すことにあります。
これにより50分の作業が2分になり、さらに有用なことに、見えない作業が見える作業になります。以前は、フィードに週2件の不正行があることを誰も知りませんでした。インポート担当者が黙って修正し、仕入先には一度も伝えられなかったのです。
止まらない承認
承認とは待ち時間です。実行はそのステップで止まり、把握しているすべてを保持し、待っている間はコストがかかりません。設定した期間内に誰も回答しなければ、エスカレートするか、既定の経路を取るか、停止して記録するか — 選択はお客様次第で、その選択は誰かの頭の中ではなくワークフローの中に見える形で存在します。
よくある形はこうです。2日後に催促し、4日後に別の人へエスカレートし、承認できる唯一の人が休暇中だからといって、3週間も放置することは決してありません。
以前は誰かがこのために残業していた。
定番の6つ
ここで人々が作るもの
夜間バッチ処理
エクスポート、変換、インポート、検証、レポート。端から端まで決定論的であり、実行コストはゼロで、毎晩同じ結果を生み出します。
ドキュメントの仕分け
請求書がPDF添付ファイルとして届きます。項目が抽出され、発注書と照合され、3つのシステムに振り分けられます。一致しない1件だけが人のところへ行きます。
入社・退社手続き
新しい同僚には6か所でアカウントが必要になり、退職する同僚は適切な日に6か所すべてから削除される必要があります。忘れられるのは後者です。
エスカレーション
しきい値より古いものは、誰の元にあっても、一度催促され、その後エスカレーションされます。ワークフローそのものは地味です。しかし、それがないことが物事を3週間も放置させる原因なのです。
コンプライアンスの期限
リードタイムのある繰り返しの義務（更新、届出、点検など）を、当日ではなく前もって表示し、何も行われなければ再度通知します。
ヘルスチェック
稼働している必要があるものを監視し、問題があれば警告を1件だけ上げます。02:41のネットワーク瞬断で400件の警告を上げるのではありません。
この業務が長く手作業のまま残る理由
それは誰のプロジェクトにもならないからです。開発者を雇うには小さすぎ、既製品を買うには特殊性が高すぎ、担当者にとっては騒ぎ立てるほどの面白みもありません。だから残り、膨らみ、最終的には、それぞれ完全な製品として売られたシステム間でデータを運ぶことが実質の仕事である従業員が3人もいる、という会社になるのです。
したがって、ワークフローが満たすべき基準は低いものです。数か月間その作業を手で行うよりも、構築する方が速いこと。それを一文で記述し、20分の整備で仕上げれば、このページにあるほぼすべてのものがこの基準を楽々とクリアします。
悪いプロセスを自動化してはいけません。2人が同じ仕事を違うやり方で行い、両者が自分が正しいと確信しているなら、ワークフローは単にそのうちの1人がより速く、より一貫して間違うようにするだけです。まずプロセスを固めてください。自動化には半日しかかからず、言い争いには2週間かかるのです。