後勤同營運

冇人專責做、但人人都要做啲嘅嗰啲工作

每間公司都有一層冇人係請返嚟做、但最後人人都會做埋嘅嘢:要搬嘅檔案、要核對嘅數字、要追嘅批核、會計師未到之前要做嘅匯出。

有四個系統嘅分銷商

一間小型分間小型分銷商。訂單喺一個系統入嚟,存貨喺另一個系統,會計喺第三個系統做,倉庫就靠一套 2006 年嘅軟件,佢唯一嘅介面就係掉上一個 SFTP 伺服器嘅 CSV 檔。每個系統單獨睇都冇問題,問題全部都喺啲罅隙度。

每朝都有人人匯出、匯入、核對、修正。順利嘅日子要五十分鐘,供應商資料多咗一欄嘅時候就要兩個鐘。做嗰個人係全公司兩個對業務熟到一見個數唔對就察覺到嘅人其中一個——正正因為正因為咁,佢更加唔應該日日花兩個鐘喺度。

每晚,四個系統04:02

付費步驟:0今次運行嘅成本：零

呢種工作流程嘅價值,唔在於佢搬得動四千行。任何一段 script 都搬得動四千行。價值在於佢靜靜雞搬咗 4,116 行,然後將另外兩行擺喺一個人面前,連行號、出錯嘅值同出錯原因一齊畀你。

咁樣就將一份五十分鐘嘅工作變成兩分鐘,仲要——更加有用嘅係——將一份隱形嘅工作變成看得見。以前,冇人知道資料每個禮拜有兩行壞數,係做匯入嗰個人靜靜雞執返,供應商由頭到尾都冇人話畀佢知。

批核就係一個等待。流程停喺嗰一步,保留住佢知道嘅一切,而停喺度係唔使錢。如果喺你設定嘅期限內冇人回覆,佢會升級處理、行預設路徑,或者停低同將自己存檔——由你揀,而且呢個選擇係寫喺工作流程度,而唔係喺某個人個腦入面。

常見做法係:兩日之後去追,四日之後升級畀第二個人,永遠唔會有嘢擺足三個禮拜,只因為唯一有權批嗰個人去咗旅行。

常見嘅六種

匯出、轉換、匯入、核實、報告。由頭到尾都係可預測嘅,即係話行佢唔使錢,而且每晚結果都一樣。

一張發票會以 PDF 附件形式嚟到。系統會抽取欄位、同採購單核對，然後存入三個系統。對唔上的嗰張就交畀真人處理。

一個新同事要喺六個地方開戶口，一個離職嘅同事就要喺啱啱好嗰日喺全部六個地方刪除。第二樣嘢就係最容易被遺忘嗰樣。

任何嘢超過時限、擺喺任何人手上，就追一次，之後再升級處理。個流程本身好悶；但冇咗佢，嘢就會擺足三個禮拜。

一項有提前期嘅循環義務——續約、申報、檢查——提前浮現而唔係到嗰日先知，如果冇人處理就再提醒一次。

定時查詢嗰啲一定要在線嘅嘢，有嘢唔妥就發一個警報，而唔係網絡喺凌晨兩點四十一分閃一下就發四百個警報。

因為佢永遠唔係任何人的項目。佢太細，唔值得請開發員；太專門，買唔到現成產品；又太悶，做嗰個人懶得投訴。於是佢留低咗，仲愈嚟愈大，最後一間公司有三個人，佢哋真正嘅工作就係喺幾個各自號稱完整嘅系統之間搬數據。

所以一個流程要過嘅門檻其實好低：起碼要快過你人手做兩個月嘅時間。用一句句子描述佢，再花二十分鐘整理好，呢個門檻幾乎呢一頁任何嘢都輕鬆過到。

唔好自動化一個爛流程。如果兩個人做同一份工但做法唔同，而且兩個都肯定自己啱，一個流程只會令其中一個錯得更快、更一致。先搞掂個流程；自動化只係一個下午嘅事，嗰場拗撬先要拗兩個禮拜。