Taustatoimi ja operatiivinen työ
Työ, jolla ei ole omistajaa, koska kaikki tekevät siitä vähän
Jokaisella yrityksellä on kerros tehtäviä, joiden tekemistä varten kukaan ei ole palkattu mutta jotka kaikki päätyvät tekemään: tiedosto joka pitää siirtää, luku joka pitää tarkistaa, hyväksyntä joka pitää perässä käydä, vienti joka pitää saada valmiiksi ennen kuin kirjanpitäjä saapuu.
Jakelija, jolla on neljä järjestelmää
Pieni jakelija. Tilaukset saapuvat yhteen järjestelmään, varasto on toisessa, kirjanpitäjä työskentelee kolmannessa, ja varastolla pyörii vuoden 2006 ohjelmisto, jonka ainoa rajapinta on CSV-tiedosto SFTP-palvelimelle. Missään yksittäisessä ei ole mitään vikaa. Ongelma on kokonaan raoissa.
Joka aamu joku vie, tuo, tarkistaa ja korjaa. Se vie hyvänä päivänä viisikymmentä minuuttia ja kaksi tuntia, kun toimittajan syötteessä on uusi sarake. Sen tekee jompikumpi kahdesta ihmisestä, jotka ymmärtävät liiketoimintaa tarpeeksi huomatakseen, kun joku luku on väärin — juuri siksi heidän ei pitäisi käyttää kahta tuntia päivässä siihen.
- ⚡KäynnistinTiedosto ilmestyy toimittajan SFTP-palvelimelle.
- 2JäsenneltyPuolipisteet, tavujärjestysmerkki, puolankieliset otsikot. 4 118 riviä.
- 3TarkistettuValuutta- ja maakoodit vertailudataa vasten. Kaksi riviä virheellisiä.
- 4TyönnettyErissä 200 varastojärjestelmään. Rajapintarajoja kunnioitettu.
- 5Kirjoitettu takaisinKirjanpitoviennit luotu vain deltalle.
- !PoikkeuksetKaksi riviä arkistoitu rivinumeron ja syyn kera. Muut 4 116 meni läpi.
- ✉YhteenvetoYksi viesti kello 07:00, hiljaisen ajan pitoon asti.
Maksullisia vaiheita: 0Tämän ajon kustannus: ei mitään
Poikkeamat ovat tuote
Sen kaltaisen työnkulun arvo ei ole siinä, että se siirtää neljä tuhatta riviä. Mikä tahansa skripti siirtää neljä tuhatta riviä. Arvo on siinä, että se siirtää 4 116 riviä hiljaa ja tuo muut kaksi ihmisen eteen, rivinumeron, epäonnistuneen arvon ja epäonnistumisen syyn kera.
Tämä muuttaa viidenkymmenen minuutin työn kaksiminuuttiseksi ja — hyödyllisemmin — näkymättömän työn näkyväksi. Ennen kukaan ei tiennyt, että syötteessä on kaksi huonoa riviä viikossa. Ne korjattiin hiljaa tuonnin tekijän toimesta, eikä toimittajalle koskaan kerrottu.
Hyväksynnät, jotka eivät jumitu
Hyväksyntä on odotus. Suoritus pysähtyy kyseiseen vaiheeseen, pitäen kaiken tietämänsä, eikä maksa mitään odottaessaan. Jos kukaan ei vastaa asettamassasi ajassa, se eskaloituu, tai se valitsee oletuspolun, tai se pysähtyy ja arkistoi itsensä — sinä valitset, ja valinta näkyy työnkulussa eikä kenenkään päässä.
Yleinen kaava on: perässä käydään kahden päivän jälkeen, eskaloidaan toiselle henkilölle neljän päivän jälkeen, eikä mitään koskaan anneta lojua kolmea viikkoa, koska ainoa joka voisi hyväksyä sen oli lomalla.
Tähän joku jäi ennen myöhään töihin.
Tavanomaiset kuusi
Mitä ihmiset täällä rakentavat
Yötyö
Vie, muunna, tuo, varmista, raportoi. Deterministinen päästä päähän, mikä tarkoittaa, ettei se maksa mitään ajaa ja tuottaa saman tuloksen joka yö.
Asiakirjojen reititys
Lasku saapuu PDF-liitteenä. Kentät poimitaan, tarkistetaan ostotilauksesta ja arkistoidaan kolmeen järjestelmään. Se, joka ei täsmää, menee ihmiselle.
Työn aloitus ja lopetus
Uusi kollega tarvitsee tunnukset kuuteen paikkaan, ja lähtevä kollega tarvitsee ne poistetuiksi kaikista kuudesta oikeana päivänä. Jälkimmäinen on se, joka unohdetaan.
Eskalointi
Kaikki, mikä on vanhempaa kuin kynnys ja on kenellä tahansa, muistutetaan kerran ja eskaloidaan sitten. Työnkulku on tylsä; sen puuttuminen on syy siihen, että asiat makaavat kolme viikkoa.
Vaatimustenmukaisuuden määräajat
Toistuva velvoite, jolla on varoaika — uusinta, ilmoitus, tarkastus — nostetaan esiin etukäteen, ei vasta päivänä, ja nostetaan uudelleen esiin, jos mitään ei tapahdu.
Terveystarkistukset
Kysy niitä asioita, joiden on oltava pystyssä, ja anna yksi hälytys, kun jokin ei ole — älä neljäsataa hälytystä, kun verkko tuhisee kello 02:41.
Miksi tämä työ pysyy käsin tehtynä niin kauan
Koska se ei ole koskaan kenenkään projekti. Se on liian pieni oikeuttamaan kehittäjän, liian erikoinen ostettavaksi valmiina ja liian tylsä sille, että sen tekijä valittaisi siitä. Joten se jää, ja se kasvaa, ja lopulta yrityksellä on kolme ihmistä, joiden oikea työ on siirtää dataa järjestelmien välillä, joista kukin myytiin valmiina kokonaisuuksina.
Työnkulun kynnys on siis matala: sen on oltava nopeampi rakentaa kuin työn tekeminen käsin vie pari kuukautta. Sen kuvaileminen yhdellä lauseella ja parinkymmenen minuutin viimeistely ylittää kynnyksen mukavasti lähes kaikelle tällä sivulla.
Älä automatisoi huonoa prosessia. Jos kaksi ihmistä tekee saman työn eri tavalla ja molemmat ovat varmoja olevansa oikeassa, työnkulku tekee yksinkertaisesti toisesta väärän nopeammin ja johdonmukaisemmin. Sovi prosessi ensin; automatisointi vie iltapäivän ja riita kaksi viikkoa.