Backoffice en operations
Het werk dat geen eigenaar heeft omdat iedereen er een beetje aan doet
Elk bedrijf heeft een laag taken waarvoor niemand is aangenomen en die iedereen uiteindelijk doet: het bestand dat verplaatst moet worden, het getal dat gecontroleerd moet worden, de goedkeuring die achteraan moet worden gezeten, de export die moet gebeuren voordat de accountant arriveert.
De distributeur met vier systemen
Een kleine distributeur. Orders komen binnen in het ene systeem, voorraad staat in een ander, de accountant werkt in een derde, en het magazijn draait op software uit 2006 waarvan de enige interface een CSV-bestand is dat op een SFTP-server wordt gezet. Met geen van hen is afzonderlijk iets mis. Het probleem zit volledig in de gaten.
Elke ochtend exporteert, importeert, controleert en corrigeert iemand. Het kost vijftig minuten op een goede dag en twee uur wanneer de leveranciersfeed een nieuwe kolom heeft. Degene die het doet is een van de twee mensen die het bedrijf goed genoeg begrijpen om te merken wanneer een getal klopt niet — en dat is precies waarom die er niet twee uur per dag aan zou moeten besteden.
- ⚡TriggerBestand verschijnt op de SFTP van de leverancier.
- 2GeparstPuntkomma's, byte-order mark, Poolse headers. 4 118 rijen.
- 3GecontroleerdValuta- en landcodes tegen referentiedata. Twee rijen ongeldig.
- 4VerstuurdBatches van 200 naar het voorraadsysteem. Rate limit gerespecteerd.
- 5TeruggeschrevenBoekingsregels alleen voor het verschil aangemaakt.
- !UitzonderingenTwee regels uitgezet met het regelnummer en de reden. De andere 4 116 gingen er gewoon doorheen.
- ✉SamenvattingEén bericht om 07:00, vastgehouden door de stille uren tot die tijd.
Betaalde stappen: 0Kosten van deze run: niets
Uitzonderingen zijn het product
De waarde van zo'n workflow zit niet in het verplaatsen van vierduizend regels. Elk script verplaatst vierduizend regels. De waarde zit in het feit dat het er 4 116 geruisloos verplaatst en de andere twee voor een mens legt, met het regelnummer, de waarde die faalde en de reden waarom het faalde.
Dat maakt van een baan van vijftig minuten er een van twee minuten, en — nog nuttiger — van een onzichtbare baan een zichtbare. Vroeger wist niemand dat de feed twee slechte regels per week had. Die werden stilletjes gefixt door degene die de import deed, en de leverancier hoorde er nooit iets van.
Goedkeuringen die niet vastlopen
Een goedkeuring is een wachttijd. De run blijft op die stap staan, houdt alles vast wat hij weet, en kost niets terwijl hij wacht. Als niemand binnen de door jou ingestelde periode reageert, escaleert het, of het volgt het standaardpad, of het stopt en zet zichzelf weg — jouw keuze, en die keuze is zichtbaar in de workflow in plaats van in iemands hoofd.
De gebruikelijke versie is: na twee dagen achteraan, na vier dagen escaleren naar een tweede persoon, en nooit iets drie weken laten liggen omdat de enige die het kon goedkeuren op vakantie was.
Vroeger bleef iemand hiervoor langer op kantoor.
De gebruikelijke zes
Wat mensen hier bouwen
De nachtelijke job
Exporteren, transformeren, importeren, verifiëren, rapporteren. Deterministisch van begin tot eind, wat betekent dat het niets kost om te draaien en elke nacht hetzelfde resultaat oplevert.
Documentroutering
Een factuur komt binnen als PDF-bijlage. Velden worden geëxtraheerd, gecontroleerd aan de hand van de inkooporder, en in drie systemen ingediend. Degene die niet matcht gaat naar een persoon.
In- en uitdiensttreding
Een nieuwe collega heeft accounts nodig op zes plekken, en een vertrekkende collega moet op de juiste dag uit alle zes verwijderd worden. Het tweede is degene die vergeten wordt.
Escalatie
Alles ouder dan een drempel, bij wie dan ook, wordt een keer opgevolgd en daarna geëscaleerd. De workflow is saai; de afwezigheid ervan is de reden dat dingen drie weken blijven liggen.
Compliancedata
Een terugkerende verplichting met een doorlooptijd — een verlenging, een aangifte, een inspectie — komt vooraf in beeld in plaats van op de dag zelf, en komt opnieuw in beeld als er niets gebeurd is.
Healthchecks
Poll de dingen die up moeten zijn, en geef één alert als iets dat niet is, in plaats van vierhonderd alerts als het netwerk om 02:41 een hik heeft.
Waarom dit werk zo lang handmatig blijft
Omdat het nooit iemands project is. Het is te klein om een ontwikkelaar te rechtvaardigen, te specifiek om kant-en-klaar te kopen, en te saai om er als uitvoerder een punt van te maken. Dus het blijft, en het groeit, en uiteindelijk heeft een bedrijf drie mensen waarvan de echte baan is: data verplaatsen tussen systemen die elk als compleet werden verkocht.
De lat die een workflow moet halen is dus laag: het moet sneller te bouwen zijn dan dat de baan een paar maanden kost om te doen. Het in één zin beschrijven en er twintig minuten aan opknappen haalt die lat met gemak voor vrijwel alles op deze pagina.
Automatiseer geen slecht proces. Als twee mensen dezelfde taak anders doen en allebei zeker weten dat ze gelijk hebben, zal een workflow er simpelweg voor zorgen dat één van hen sneller en consistenter ongelijk krijgt. Los eerst het proces op; de automatisering kost een middag en de discussie kost twee weken.