Administration och drift
Arbetet som ingen äger, för att alla gör en bit av det
Varje företag har ett lager av uppgifter som ingen är anställd för att göra och som alla ändå gör: filen som måste flyttas, siffran som måste kontrolleras, godkännandet som måste påminnas om, exporten som måste ske innan revisorn kommer.
Distributören med fyra system
En liten distributör. Ordrar kommer in i ett system, lagret ligger i ett annat, revisorn arbetar i ett tredje, och lagerlokalen drivs av en mjukvara från 2006 vars enda gränssnitt är en CSV-fil som släpps på en SFTP-server. Inget av dem är fel i sig. Problemet ligger helt i springorna.
Varje morgon exporterar, importerar, kontrollerar och rättar någon. Det tar femtio minuter en bra dag och två timmar när leverantörsflödet har en ny kolumn. Personen som gör det är en av de två personer som förstår verksamheten tillräckligt väl för att upptäcka när en siffra är fel — vilket är precis därför hen inte bör lägga två timmar om dagen på det.
- ⚡UtlösareFil visas på leverantörens SFTP.
- 2TolkadSemikolon, byte-ordningsmarkering, polska rubriker. 4 118 rader.
- 3KontrolleradValuta- och landskoder mot referensdata. Två rader ogiltiga.
- 4SkickadBatcher om 200 till lagersystemet. Hastighetsgränsen respekterad.
- 5TillbakaskrivenBokföringsposter skapade endast för differensen.
- !UndantagTvå rader arkiverade med radnummer och orsak. De övriga 4 116 gick igenom.
- ✉SammanfattningEtt meddelande kl. 07:00, hålls kvar av tysta timmar till dess.
Betalda steg: 0Kostnad för denna körning: ingenting
Undantagen är produkten
Värdet i ett arbetsflöde som det där är inte att det flyttar fyra tusen rader. Vilket skript som helst flyttar fyra tusen rader. Värdet är att det flyttar 4 116 av dem tyst och ställer de andra två inför en person, med radnummer, det värde som misslyckades och orsaken till misslyckandet.
Det gör ett jobb på femtio minuter till ett på två minuter, och — mer användbart — gör ett osynligt jobb till ett synligt. Tidigare visste ingen att flödet hade två felaktiga rader i veckan. De rättades tyst av personen som gjorde importen, och leverantören fick aldrig veta.
Godkännanden som inte fastnar
Ett godkännande är ett väntande läge. Körningen ligger vid det steget, med allt den vet, och kostar inget medan den ligger. Om ingen svarar inom den tid du ställt in eskalerar den, eller tar standardsvägen, eller stannar och arkiverar sig själv — du väljer, och valet syns i arbetsflödet i stället för i någons huvud.
Den vanliga varianten är: påminn efter två dagar, eskalera till en andra person efter fyra, och låt aldrig något ligga i tre veckor för att den enda som kunde godkänna det var på semester.
Förr blev någon kvar sent för det här.
De vanliga sex
Vad folk bygger här
Nattjobbet
Exportera, transformera, importera, verifiera, rapportera. Deterministiskt från början till slut, vilket innebär att det kostar inget att köra och ger samma resultat varje natt.
Dokumentrouting
En faktura kommer in som PDF-bilaga. Fält extraheras, kontrolleras mot inköpsordern och arkiveras i tre system. Den som inte matchar går till en människa.
Onboarding och offboarding
En ny kollega behöver konton på sex ställen, och en avgående behöver dem borttagna från alla sex på rätt dag. Det är det andra som blir bortglömt.
Eskalering
Allt som är äldre än en tröskel, ligger hos vem som helst, påminns en gång och eskaleras sedan. Arbetsflödet är tråkigt; avsaknaden av det är därför saker ligger i tre veckor.
Compliance-datum
En återkommande skyldighet med ledtid — en förnyelse, en inlämning, en inspektion — som syns i förväg i stället för på dagen, och syns igen om inget hänt.
Hälsokontroller
Poll:a det som måste vara uppe, och skicka en varning när något inte är det, i stället för fyrahundra varningar när nätverket hackar klockan 02:41.
Varför det här arbetet förblir manuellt så länge
För att det är aldrig någons projekt. Det är för litet för att motivera en utvecklare, för specifikt för att köpa färdigt, och för tråkigt för den som gör det att göra väsen av. Så det blir kvar, det växer, och till slut har ett företag tre personer vars egentliga jobb är att flytta data mellan system som var och en såldes som komplett.
Tröskeln ett arbetsflöde måste klara är därför låg: det måste gå snabbare att bygga än jobbet tar att göra på ett par månader. Att beskriva det i en mening och lägga tjugo minuter på att städa upp det klarar den tröskeln bekvämt för nästan allt på den här sidan.
Automatisera inte en dålig process. Om två personer gör samma jobb på olika sätt och båda är säkra på att de har rätt, kommer ett arbetsflöde helt enkelt att göra en av dem fel snabbare och mer konsekvent. Red ut processen först; automatiseringen tar en eftermiddag och grälet en vecka.