Trabajo interno y operaciones
El trabajo que no tiene dueño porque todo el mundo hace una parte
Toda empresa tiene una capa de tareas para las que nadie fue contratado y que todos acaban haciendo: el archivo que hay que mover, la cifra que hay que comprobar, la aprobación que hay que reclamar, la exportación que tiene que ocurrir antes de que llegue el contable.
El distribuidor con cuatro sistemas
Un pequeño distribuidor. Los pedidos llegan en un sistema, el stock vive en otro, el contable trabaja en un tercero, y el almacén funciona con un programa de 2006 cuya única interfaz es un archivo CSV que se suelta en un servidor SFTP. Nada está mal en ninguno de ellos por separado. El problema está enteramente en los huecos.
Cada mañana alguien exporta, importa, comprueba y corrige. Lleva cincuenta minutos en un buen día y dos horas cuando el feed del proveedor trae una columna nueva. La persona que lo hace es una de las dos que conocen el negocio lo bastante bien para darse cuenta de que una cifra está mal — que es exactamente por lo que no debería dedicar dos horas diarias a ello.
- ⚡ActivadorAparece un archivo en el SFTP del proveedor.
- 2AnalizadoPuntos y comas, marca de orden de bytes, encabezados en polaco. 4 118 filas.
- 3ComprobadoCódigos de moneda y de país contra los datos de referencia. Dos filas no válidas.
- 4EnviadoLotes de 200 al sistema de stock. Límite de peticiones respetado.
- 5Escrito de vueltaAsientos contables creados solo para la diferencia.
- !ExcepcionesDos filas archivadas con el número de fila y el motivo. Las otras 4 116 pasaron sin problemas.
- ✉ResumenUn mensaje a las 07:00, retenido por las horas de silencio hasta entonces.
Pasos de pago: 0Coste de esta ejecución: nada
Las excepciones son el producto
El valor de un flujo de trabajo como ese no es que mueva cuatro mil filas. Cualquier script mueve cuatro mil filas. El valor es que mueve 4 116 en silencio y pone las otras dos delante de una persona, con el número de fila, el valor que falló y el motivo del fallo.
Lo que convierte un trabajo de cincuenta minutos en uno de dos, y —más útil todavía— convierte un trabajo invisible en uno visible. Antes, nadie sabía que el feed traía dos filas malas a la semana. Las corregía en silencio la persona que hacía la importación, y nunca se avisaba al proveedor.
Aprobaciones que no se atascan
Una aprobación es una espera. La ejecución se queda en ese paso, conservando todo lo que sabe, y no cuesta nada mientras espera. Si nadie responde dentro del plazo que fijes, escala, o toma el camino por defecto, o se detiene y se archiva a sí misma — tú eliges, y la elección queda visible en el flujo de trabajo y no en la cabeza de alguien.
La versión habitual es: reclamar a los dos días, escalar a una segunda persona a los cuatro, y no dejar nunca que algo espere tres semanas porque la única persona que podía aprobarlo estaba de vacaciones.
Alguien antes se quedaba hasta tarde para esto.
Los seis de siempre
Lo que la gente construye aquí
El trabajo nocturno
Exportar, transformar, importar, verificar, informar. Determinista de principio a fin, lo que significa que no cuesta nada ejecutarlo y produce el mismo resultado cada noche.
Enrutamiento de documentos
Llega una factura como adjunto PDF. Se extraen los campos, se comprueban contra el pedido y se archivan en tres sistemas. La que no coincide pasa a una persona.
Alta y baja de empleados
Un colega nuevo necesita cuentas en seis sitios, y uno que se va necesita que se le quiten de los seis el día correcto. Lo segundo es lo que se olvida.
Escalado
Todo lo que supere un umbral de antigüedad, esté donde esté, se reclama una vez y luego se escala. El flujo de trabajo es aburrido; la ausencia de él es la razón por la que las cosas se quedan tres semanas paradas.
Fechas de cumplimiento
Una obligación recurrente con plazo de antelación — una renovación, una declaración, una inspección — que se avisa con tiempo en lugar de el mismo día, y se vuelve a avisar si no pasó nada.
Comprobaciones de estado
Sondear lo que debe estar operativo y lanzar una alerta cuando algo no lo está, en lugar de cuatrocientas alertas cuando la red parpadea a las 02:41.
Por qué este trabajo sigue siendo manual tanto tiempo
Porque nunca es el proyecto de nadie. Es demasiado pequeño para justificar un desarrollador, demasiado específico para comprarlo hecho y demasiado tedioso para que quien lo hace se queje. Así que se queda, crece, y al final una empresa tiene tres personas cuyo trabajo real es mover datos entre sistemas que cada uno se vendió como completo.
Por tanto, el listón que debe superar un flujo de trabajo es bajo: tiene que ser más rápido de construir de lo que cuesta hacer el trabajo a mano durante un par de meses. Describirlo en una frase y dedicar veinte minutos a pulirlo supera ese listón con holgura para casi todo lo de esta página.
No automatices un proceso malo. Si dos personas hacen el mismo trabajo de forma distinta y ambas están seguras de tener razón, un flujo de trabajo simplemente hará que una de ellas se equivoque más rápido y con más consistencia. Resuelve primero el proceso; la automatización lleva una tarde y la discusión lleva quince días.