Back-office și operațiuni
Munca care nu are un proprietar pentru că toți fac câte puțin din ea
Fiecare companie are un strat de sarcini pentru care nimeni nu a fost angajat și pe care toți ajung să le facă: fișierul care trebuie mutat, numărul care trebuie verificat, aprobarea care trebuie urmărită, exportul care trebuie făcut înainte să vină contabilul.
Distribuitorul cu patru sisteme
Un mic distribuitor. Comenzile sosesc într-un sistem, stocul se află în altul, contabilul lucrează într-un al treilea, iar depozitul funcționează pe un software din 2006 a cărui singură interfață este un fișier CSV depus pe un server SFTP. Niciunul nu are probleme în sine. Problema este în întregime în golurile dintre ele.
În fiecare dimineață, cineva exportă, importă, verifică și corectează. Durează cincizeci de minute într-o zi bună și două ore când fluxul furnizorului are o coloană nouă. Persoana care face acest lucru este una dintre cele două persoane care cunosc afacerea suficient de bine încât să observe când un număr este greșit — tocmai de aceea nu ar trebui să petreacă două ore pe zi pe această treabă.
- ⚡DeclanșatorFișierul apare pe SFTP-ul furnizorului.
- 2PrelucratPunct și virgulă, semn de ordine a octeților, antete în poloneză. 4 118 rânduri.
- 3VerificatCodurile de monedă și de țară comparate cu datele de referință. Două rânduri nevalide.
- 4TrimisLoturi de câte 200 în sistemul de stocuri. Limita de rată respectată.
- 5RescrisÎnregistrări contabile create doar pentru diferență.
- !ExcepțiiDouă rânduri arhivate cu numărul rândului și motivul. Celelalte 4 116 au trecut.
- ✉RezumatUn singur mesaj la 07:00, reținut de orele de liniște până atunci.
Pași plătiți: 0Costul acestei rulări: nimic
Excepțiile sunt produsul
Valoarea unui astfel de flux nu constă în faptul că mută patru mii de rânduri. Orice script mută patru mii de rânduri. Valoarea este că mută 4 116 dintre ele în tăcere și îi pune pe ceilalți doi în fața unei persoane, cu numărul rândului, valoarea care a eșuat și motivul eșecului.
Asta transformă o treabă de cincizeci de minute într-una de două minute și — mai util — transformă o treabă invizibilă într-una vizibilă. Înainte, nimeni nu știa că fluxul are două rânduri greșite pe săptămână. Erau corectate în tăcere de persoana care făcea importul, iar furnizorul nu era niciodată informat.
Aprobări care nu se blochează
O aprobare este o așteptare. Rularea stă la acel pas, păstrând tot ce știe, și nu costă nimic cât timp așteaptă. Dacă nimeni nu răspunde în perioada pe care ați setat-o, escaladează, sau urmează calea implicită, sau se oprește și se arhivează singură — alegerea aparține dumneavoastră, iar alegerea este vizibilă în flux, nu în mintea cuiva.
Versiunea comună este: urmărești două zile, escaladezi către o a doua persoană după patru și nu lăsa niciodată ceva să stea trei săptămâni pentru că singura persoană care putea aproba era în concediu.
Cineva rămânea până târziu pentru asta.
Cele șase obișnuite
Ce construiesc oamenii aici
Jobul nocturn
Export, transformare, import, verificare, raport. Determinist de la un capăt la celălalt, ceea ce înseamnă că nu costă nimic să ruleze și produce același rezultat în fiecare noapte.
Traseul documentelor
O factură sosește ca atașament PDF. Câmpurile sunt extrase, verificate cu comanda de achiziție și arhivate în trei sisteme. Cea care nu se potrivește ajunge la o persoană.
Integrarea și plecarea angajaților
Un coleg nou are nevoie de conturi în șase locuri, iar unul plecat are nevoie să fie scos din toate cele șase în ziua potrivită. A doua este cea care se uită.
Escaladarea
Orice mai vechi decât un prag, aflat la oricine, urmărit o dată și apoi escaladat. Fluxul de lucru e plictisitor; absența lui e motivul pentru care lucrurile stau trei săptămâni.
Datele de conformitate
O obligație recurentă cu un termen de pregătire — o reînnoire, o depunere, o inspecție — semnalată din timp, nu în ziua respectivă, și semnalată din nou dacă nu s-a întâmplat nimic.
Verificări de stare
Interoghează lucrurile care trebuie să fie funcționale și emite un singur alertă când ceva nu este, în loc de patru sute de alerte când o rețea pâlpâie la 02:41.
De ce această muncă rămâne manuală atâta timp
Pentru că nu este niciodată proiectul cuiva. E prea mică ca să justifice un dezvoltator, prea specifică ca să fie cumpărată de pe raft și prea plictisitoare pentru ca persoana care o face să facă vâlvă. Așa că rămâne, crește și, în cele din urmă, o companie are trei oameni a căror adevărată meserie este mutarea datelor între sisteme vândute fiecare ca fiind complete.
Pragul pe care un flux de lucru trebuie să îl treacă este deci scăzut: trebuie să fie mai rapid de construit decât durează munca făcută manual câteva luni. Descrierea lui într-o propoziție și douăzeci de minute de rafinare trec acest prag lejer pentru aproape orice din această pagină.
Nu automatizați un proces prost. Dacă două persoane fac aceeași muncă diferit și amândouă sunt sigure că au dreptate, un flux de lucru va face pur și simplu ca una dintre ele să greșească mai repede și mai constant. Stabiliți mai întâi procesul; automatizarea durează o după-amiază, iar cearta durează două săptămâni.