Back office a prevádzka
Práca, ktorá nemá vlastníka, pretože si na nej každý trochu pripadne
Každá firma má vrstvu úloh, na ktoré nikto nebol prijatý a ktoré nakoniec robia všetci: súbor, ktorý treba presunúť, číslo, ktoré treba skontrolovať, schválenie, ktoré treba vypátrať, export, ktorý musí nastať skôr, než príde účtovníčka.
Distribútor so štyrmi systémami
Malý distribútor. Objednávky prichádzajú v jednom systéme, zásoby sú v druhom, účtovníctvo beží v treťom a sklad funguje na softvéri z roku 2006, ktorého jediné rozhranie je CSV súbor odložený na SFTP server. Sám o sebe nie je žiadny z nich zlý. Problém je celý v medzerách medzi nimi.
Každé ráno niekto exportuje, importuje, kontroluje a opravuje. Trvá to päťdesiat minút v dobrý deň a dve hodiny, keď dodávateľský feed obsahuje nový stĺpec. Ten, kto to robí, je jeden z dvoch ľudí, ktorí podnik poznajú natoľko, že si všimnú nesprávne číslo — a presne preto by nemal tráviť dve hodiny denne týmto.
- ⚡SpúšťačSúbor sa objaví na SFTP dodávateľa.
- 2SpracovanéBodkočiarky, byte-order mark, poľské hlavičky. 4 118 riadkov.
- 3SkontrolovanéKódy mien a krajín porovnané s referenčnými dátami. Dva riadky neplatné.
- 4OdoslanéDávky po 200 do skladového systému. Dodržaný limit požiadaviek.
- 5Zapísané späťÚčtovné položky vytvorené len pre rozdiel.
- !VýnimkyDva riadky odoslané na vyriešenie s číslom riadku a dôvodom. Ostatných 4 116 prešlo.
- ✉SúhrnJedna správa o 07:00, do vtedy zadržaná tichými hodinami.
Platené kroky: 0Náklady na tento beh: nič
Výnimky sú produktom
Hodnota takého workflow nie je v tom, že presunie štyri tisíce riadkov. To zvládne akýkoľvek skript. Hodnota je v tom, že 4 116 z nich presunie potichu a ostatné dva postaví pred človeka — s číslom riadku, hodnotou, ktorá zlyhala, a dôvodom zlyhania.
To z päťdesiatminútovej práce urobí dvojminútovú a — čo je užitočnejšie — z neviditeľnej práce urobí viditeľnú. Predtým nikto nevedel, že feed má týždenne dva chybné riadky. Potichu ich opravil človek, ktorý robil import, a dodávateľ to nikdy nedozvedel.
Schválenia, ktoré sa nezaseknú
Schválenie je čakanie. Beh stojí na tomto kroku, drží všetko, čo vie, a kým stojí, nič nestojí. Ak nikto neodpovie v lehote, ktorú nastavíte, eskaluje, alebo prejde predvolenou cestou, alebo sa zastaví a sám sa vyplní do evidencie — rozhodnete vy, a toto rozhodnutie je viditeľné vo workflow, nie v niečej hlave.
Bežná verzia je: po dvoch dňoch pripomenúť, po štyroch eskalovať na druhého človeka, a nikdy nedovoliť, aby sa niečo tri týždne viazalo, pretože jediný človek, ktorý mohol schváliť, bol na dovolenke.
Kvôli tomuto sa niekto býval zdržiaval v práci do neskora.
Obvyklá šestka
Čo sa tu buduje
Nočná úloha
Export, transformácia, import, overenie, report. Deterministické od začiatku do konca, čo znamená, že beh nič nestojí a každú noc dáva rovnaký výsledok.
Roztrieďovanie dokumentov
Faktura príde ako príloha PDF. Polia sa extrahujú, skontrolujú proti objednávke a zapíšu do troch systémov. Tá, ktorá nesedí, ide človeku.
Nástup a odchod
Nový kolega potrebuje kontá na šiestich miestach a odchádzajúci ich potrebuje v správny deň odstránené zo všetkých šiestich. To druhé je to, čo sa zabúda.
Eskalácia
Čokoľvek staršie ako prah, ležiace u kohokoľvek, pripomenuté raz a potom eskalované. Proces je nudný; jeho absencia je dôvod, prečo veci ležia tri týždne.
Termíny súladu
Opakujúca sa povinnosť s predstihom — obnova, podanie, inšpekcia — oznámená vopred, nie až na deň, a znovu pripomenutá, ak sa nič nestalo.
Kontroly stavu
Prieskum vecí, ktoré musia bežať, a jedno upozornenie, keď niečo nebeží, namiesto štyristo upozornení, keď sa sieť na sekundu zamotá o 02:41.
Prečo táto práca zostáva tak dlho ručná
Pretože to nikdy nie je nikoho projekt. Je príliš malá na to, aby ospravedlnila vývojára, príliš špecifická na to, aby sa dala kúpiť hotová, a príliš nudná na to, aby sa tým, kto ju robí, niekto hádal. Takže zostáva, rastie a nakoniec firma má tri ľudí, ktorých skutočnou prácou je presúvať dáta medzi systémami, z ktorých každý sa predával ako kompletný.
Prah, ktorý musí proces prekonať, je preto nízky: musí byť rýchlejšie ho postaviť, než trvá vykonať tú prácu ručne pár mesiacov. Popísať ho jednou vetou a stráviť dvadsať minút jeho doladením prekonáva tento prah pohodlne pre takmer čokoľvek na tejto stránke.
Neautomatizujte zlý proces. Ak dvaja ľudia robia tú istú prácu inak a obaja sú presvedčení, že majú pravdu, proces jednoducho urobí jedného z nich rýchlejšie a konzistentnejšie nesprávne. Najprv vyriešte proces; automatizácia trvá popoludnie a hádka dva týždne.