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बैक-ऑफ़िस और संचालन

वह काम जिसका कोई मालिक नहीं है क्योंकि सब कुछ-न-कुछ करते हैं

हर कंपनी में कार्यों की एक परत होती है जिसे करने के लिए किसी को नियुक्त नहीं किया गया था और अंततः सब उसे करते हैं: वह फ़ाइल जिसे दूसरी जगह ले जाना है, वह संख्या जिसे जाँचना है, वह अनुमोदन जिसका पीछा करना है, वह एक्सपोर्ट जो लेखाकार के आने से पहले होना चाहिए।

चार सिस्टम वाला वितरक

एक छोटा वितरक। ऑर्डर एक सिस्टम में आते हैं, स्टॉक दूसरे में रहता है, लेखाकार तीसरे में काम करता है, और गोदाम 2006 के एक सॉफ़्टवेयर पर चलता है जिसका एकमात्र इंटरफ़ेस SFTP सर्वर पर डाली जाने वाली एक CSV फ़ाइल है। इनमें से किसी एक में भी अकेले कुछ ग़लत नहीं है। समस्या पूरी तरह इनके बीच के अंतरालों में है।

हर सुबह कोई एक्सपोर्ट करता है, इंपोर्ट करता है, जाँचता है और सुधारता है। अच्छे दिन में इसमें पचास मिनट लगते हैं और जब सप्लायर फ़ीड में कोई नया कॉलम हो तो दो घंटे। जो व्यक्ति यह करता है वह उन दो लोगों में से एक है जो व्यवसाय को इतनी अच्छी तरह समझते हैं कि कोई संख्या ग़लत होने पर उसे पकड़ सकें — और ठीक इसीलिए उन्हें इस पर दिन में दो घंटे नहीं बिताने चाहिए।

रातभर, चार सिस्टम04:02
  • ⚡ट्रिगरफ़ाइल सप्लायर के SFTP पर दिखती है।
  • 2पार्स की गईसेमीकोलन, बाइट-ऑर्डर मार्क, पोलिश हेडर। 4 118 पंक्तियाँ।
  • 3जाँची गईमुद्रा और देश कोड संदर्भ डेटा के विरुद्ध। दो पंक्तियाँ अमान्य।
  • 4पुश किया गया200 के बैच में स्टॉक सिस्टम में। रेट लिमिट का पालन किया गया।
  • 5वापस लिखा गयाकेवल अंतर (डेल्टा) के लिए लेखा प्रविष्टियाँ बनाई गईं।
  • !अपवाददो पंक्तियाँ पंक्ति संख्या और कारण के साथ दर्ज की गईं। बाकी 4 116 निकल गईं।
  • ✉सारांशसुबह 07:00 बजे एक संदेश, तब तक शांत घंटों (quiet hours) द्वारा रोका गया।

भुगतान किए गए चरण: 0इस रन की लागत: शून्य

अपवाद ही उत्पाद हैं

ऐसे वर्कफ़्लो का मूल्य यह नहीं है कि वह चार हज़ार पंक्तियाँ स्थानांतरित करता है। कोई भी स्क्रिप्ट चार हज़ार पंक्तियाँ स्थानांतरित करती है। मूल्य यह है कि वह उनमें से 4 116 को चुपचाप स्थानांतरित करता है और बाकी दो को पंक्ति संख्या, वह मान जो विफल हुई और विफल होने का कारण देकर किसी व्यक्ति के सामने रखता है।

जिससे पचास मिनट का काम दो मिनट का बन जाता है, और — अधिक उपयोगी रूप से — एक अदृश्य काम एक दृश्य काम बन जाता है। पहले किसी को नहीं पता था कि फ़ीड में हफ़्ते में दो ख़राब पंक्तियाँ आती हैं। उन्हें इंपोर्ट करने वाला व्यक्ति चुपचाप ठीक कर देता था, और सप्लायर को कभी बताया नहीं गया।

अनुमोदन जो अटकते नहीं

एक अनुमोदन एक प्रतीक्षा है। रन उस चरण पर रुका रहता है, अपनी सारी जानकारी थामे, और रुके रहने पर कुछ खर्च नहीं करता। यदि आपके द्वारा निर्धारित अवधि में कोई उत्तर नहीं देता, तो यह एस्कलेट होता है, या डिफ़ॉल्ट पथ अपनाता है, या रुक जाता है और स्वयं को दर्ज कर लेता है — आपकी पसंद, और यह पसंद किसी के सिर में नहीं बल्कि वर्कफ़्लो में दिखती है।

आम तरीका यह है: दो दिन बाद पीछा करें, चार दिन बाद दूसरे व्यक्ति तक एस्कलेट करें, और कभी न किसी चीज़ को तीन हफ़्ते रुकने दें क्योंकि उसे मंज़ूरी देने वाला इकलौता व्यक्ति छुट्टी पर था।

इसके लिए कोई देर रात तक रुका करता था।

आम छह

लोग यहाँ क्या बनाते हैं

रात की नौकरी (नाइटली जॉब)

एक्सपोर्ट, ट्रांसफ़ॉर्म, इंपोर्ट, सत्यापन, रिपोर्ट। शुरू से अंत तक नियतात्मक, जिसका अर्थ है कि इसे चलाने का कोई खर्च नहीं और हर रात वही परिणाम मिलता है।

दस्तावेज़ रूटिंग

एक इनवॉइस PDF अटैचमेंट के रूप में आती है। फ़ील्ड निकाले जाते हैं, खरीद आदेश से मिलाए जाते हैं, और तीन सिस्टमों में दर्ज किए जाते हैं। जो मेल नहीं खाता, वह किसी व्यक्ति के पास जाता है।

ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग

एक नए सहकर्मी को छह जगहों पर खातों की ज़रूरत होती है, और जाने वाले के खाते सही दिन पर छहों से हटाए जाने चाहिए। दूसरा वही है जो भूल जाया जाता है।

एस्केलेशन

सीमा से पुरानी कोई भी चीज़, जो किसी के पास भी रुकी हो, एक बार याद दिलाई जाती है और फिर ऊपर भेजी जाती है। वर्कफ़्लो उबाऊ होता है; इसकी अनुपस्थिति ही है कि चीज़ें तीन हफ़्ते तक रुकी रहती हैं।

अनुपालन तिथियाँ

अग्रिम समय के साथ एक आवर्ती दायित्व — नवीनीकरण, फ़ाइलिंग, निरीक्षण — उस दिन के बजाय पहले से सामने लाया जाता है, और यदि कुछ न हुआ तो दोबारा याद दिलाया जाता है।

हेल्थ चेक

जो चीज़ें चालू रहनी चाहिए, उन्हें जाँचें, और जब कुछ ठीक न हो तो एक अलर्ट उठाएँ, न कि रात 02:41 पर नेटवर्क में झटके पर चार सौ अलर्ट।

यह काम इतने लंबे समय तक मैन्युअल क्यों रहता है

क्योंकि यह कभी किसी का प्रोजेक्ट नहीं होता। यह डेवलपर को रखने लायक बड़ा नहीं, तैयार खरीदने लायक सामान्य नहीं, और करने वाले के लिए शोर मचाने लायक रोचक भी नहीं होता। इसलिए यह बना रहता है, बढ़ता रहता है, और अंततः कंपनी के पास तीन लोग होते हैं जिनका असली काम उन सिस्टमों के बीच डेटा ले-जाना है जिनमें से हर एक पूर्ण बेचा गया था।

इसलिए वर्कफ़्लो के लिए मापदंड बहुत कम है: इसे बनाना उस काम को कुछ महीनों तक करने से तेज़ होना चाहिए। इसे एक वाक्य में लिखना और बीस मिनट में सँवारना इस पृष्ठ की लगभग हर चीज़ के लिए उस मापदंड को आसानी से पूरा कर देता है।

खराब प्रक्रिया को स्वचालित न करें। यदि दो लोग एक ही काम अलग-अलग तरीके से करते हैं और दोनों को पक्का विश्वास है कि वे सही हैं, तो वर्कफ़्लो बस उनमें से एक को तेज़ और अधिक लगातार गलत साबित कर देगा। पहले प्रक्रिया तय करें; स्वचालन एक दोपहर का काम है और बहस दो हफ़्तों की।