Back-office e operazioni
Il lavoro che non ha un proprietario perché un po' lo fanno tutti
Ogni azienda ha uno strato di compiti per cui nessuno è stato assunto e che alla fine fanno tutti: il file da spostare, il numero da verificare, l'approvazione da sollecitare, l'esportazione da completare prima che arrivi il commercialista.
Il distributore con quattro sistemi
Un piccolo distributore. Gli ordini arrivano in un sistema, le scorte si trovano in un altro, il commercialista lavora in un terzo, e il magazzino gira su un software del 2006 la cui unica interfaccia è un file CSV depositato su un server SFTP. Nulla è sbagliato in ognuno di essi singolarmente. Il problema è interamente nei punti di congiunzione.
Ogni mattina qualcuno esporta, importa, controlla e corregge. Ci vogliono cinquanta minuti nelle giornate buone e due ore quando il feed del fornitore ha una colonna nuova. Chi lo fa è una delle due persone che conoscono l'attività abbastanza bene da accorgersi quando un numero è sbagliato — ed è esattamente per questo che non dovrebbe passare due ore al giorno a farlo.
- ⚡TriggerIl file compare sull'SFTP del fornitore.
- 2AnalizzatoPunto e virgola, byte-order mark, intestazioni in polacco. 4 118 righe.
- 3VerificatoCodici valuta e paese confrontati con i dati di riferimento. Due righe non valide.
- 4InviatoBatch da 200 nel sistema di magazzino. Limite di frequenza rispettato.
- 5RiscrittoScritture contabili create solo per il delta.
- !EccezioniDue righe archiviate con il numero di riga e il motivo. Le altre 4.116 sono passate.
- ✉RiepilogoUn messaggio alle 07:00, trattenuto dalle ore di silenzio fino ad allora.
Fasi a pagamento: 0Costo di questa esecuzione: zero
Le eccezioni sono il prodotto
Il valore di un flusso di lavoro come quello non è che sposta quattromila righe. Qualsiasi script sposta quattromila righe. Il valore è che ne sposta 4 116 in silenzio e mette le altre due davanti a una persona, con il numero di riga, il valore che ha fallito e il motivo del fallimento.
Il che trasforma un lavoro di cinquanta minuti in uno di due minuti e — cosa più utile — trasforma un lavoro invisibile in uno visibile. Prima, nessuno sapeva che il feed aveva due righe difettose a settimana. Venivano corrette in silenzio da chi faceva l'importazione, e il fornitore non ne veniva mai informato.
Approvazioni che non si bloccano
Un'approvazione è un'attesa. L'esecuzione resta a quel passaggio, conservando tutto ciò che sa, e non costa nulla mentre aspetta. Se nessuno risponde entro il periodo che hai impostato, la pratica viene escalation, oppure prende il percorso predefinito, oppure si ferma e si archivia da sola — scegli tu, e la scelta è visibile nel flusso di lavoro anziché nella testa di qualcuno.
La versione comune è: sollecitare dopo due giorni, passare a una seconda persona dopo quattro, e non lasciare mai qualcosa fermo per tre settimane perché l'unica persona che poteva approvarla era in vacanza.
Qualcuno una volta restava fino a tardi per questo.
I sei soliti
Cosa costruiscono le persone qui
Il lavoro notturno
Esportare, trasformare, importare, verificare, riferire. Deterministico da capo a fondo, il che significa che non costa nulla eseguirlo e produce lo stesso risultato ogni notte.
Instradamento dei documenti
Una fattura arriva come allegato PDF. I campi vengono estratti, confrontati con l'ordine d'acquisto e archiviati in tre sistemi. Quella che non corrisponde va a una persona.
Inserimento e uscita del personale
Un nuovo collega ha bisogno di account in sei posti, e uno in uscita deve vederli rimossi da tutti e sei nel giorno giusto. Il secondo è quello che viene dimenticato.
Escalation
Qualsiasi cosa più vecchia di una soglia, ferma presso chiunque, sollecitata una volta e poi in escalation. Il flusso di lavoro è noioso; la sua assenza è il motivo per cui le cose restano ferme per tre settimane.
Scadenze di conformità
Un obbligo ricorrente con un preavviso — un rinnovo, una dichiarazione, un'ispezione — evidenziato in anticipo anziché il giorno stesso, e riproposto se non è successo nulla.
Controlli di stato
Interroga le cose che devono essere attive e genera un solo avviso quando qualcosa non lo è, anziché quattrocento avvisi quando la rete scatta alle 02:41.
Perché questo lavoro resta manuale così a lungo
Perché non è mai il progetto di nessuno. È troppo piccolo per giustificare uno sviluppatore, troppo specifico per comprarlo pronto, e troppo noioso perché chi lo fa ne faccia un dramma. Così resta, e cresce, e alla fine un'azienda ha tre persone il cui vero lavoro è spostare dati tra sistemi che erano stati venduti ognuno come completo.
La soglia che un flusso di lavoro deve superare è quindi bassa: deve essere più veloce da costruire di quanto il lavoro richieda da fare per un paio di mesi. Descriverlo in una frase e passare venti minuti a rifinirlo supera quella soglia comodamente per quasi tutto ciò che sta in questa pagina.
Non automatizzare un processo difettoso. Se due persone fanno lo stesso lavoro in modo diverso ed entrambe sono certe di avere ragione, un flusso di lavoro farà semplicemente sì che una delle due abbia torto più velocemente e più costantemente. Sistemare prima il processo; l'automazione richiede un pomeriggio e la discussione una quindicina di giorni.