Administracija i operacije
Posao koji nema vlasnika jer ga svi rade pomalo
Svako poduzeće ima sloj zadataka za koje nitko nije zaposlen, a na kraju ih rade svi: datoteku koju treba premjestiti, broj koji treba provjeriti, odobrenje koje treba požuriti, izvoz koji se mora obaviti prije nego što računovođa stigne.
Distributer s četiri sustava
Mali distributer. Narudžbe stižu u jedan sustav, zalihe su u drugom, računovođa radi u trećem, a skladište radi na softveru iz 2006. čije je jedino sučelje CSV datoteka bačena na SFTP poslužitelj. Ni s jednim pojedinačno nije ništa loše. Problem je u potpunosti u prazninama između njih.
Svako jutro netko izvozi, uvozi, provjerava i ispravlja. Traži pedeset minuta u dobar dan i dva sata kada dobavljačov feed ima novi stupac. Osoba koja to radi jedna je od dvije osobe koje posao poznaju dovoljno dobro da primijete kada je broj pogrešan — a upravo zato ne bi trebala provoditi dva sata dnevno na tome.
- ⚡OkidačDatoteka se pojavljuje na dobavljačevom SFTP-u.
- 2AnaliziranoTočkazi, oznaka redoslijeda bajtova, poljska zaglavlja. 4 118 redaka.
- 3ProvjerenoKodovi valuta i zemalja uspoređeni s referentnim podacima. Dva retka nevažeća.
- 4PoslanoPaketi od 200 u sustav zaliha. Ograničenje brzine poštovano.
- 5Zapisano natragRačunovodstvene stavke stvorene samo za razliku.
- !IznimkeDva retka podnesena s brojem retka i razlogom. Ostalih 4 116 prošlo je kroz.
- ✉SažetakJedna poruka u 07:00, zadržana do tada zbog razdoblja tišine.
Plaćeni koraci: 0Trošak ovog izvođenja: ništa
Iznimke su proizvod
Vrijednost takvog tijeka rada nije u tome što premješta četiri tisuće redaka. Svaka skripta premješta četiri tisuće redaka. Vrijednost je u tome što 4 116 njih premješta tiho, a druga dva stavlja pred osobu, s brojem retka, vrijednošću koja nije prošla i razlogom neuspjeha.
To posao od pedeset minuta pretvara u posao od dvije minute, a — korisnije — nevidljiv posao pretvara u vidljiv. Prije nitko nije znao da feed ima dva loša retka tjedno. Tiho ih je ispravljala osoba koja je radila uvoz, a dobavljač nikada nije obaviješten.
Odobrenja koja ne zastaju
Odobrenje je čekanje. Izvođenje stoji na tom koraku, drži sve što zna, i ne košta ništa dok stoji. Ako nitko ne odgovori u roku koji postavite, eskalira, ili ide zadanim putem, ili se zaustavi i podnese sebe — Vi birate, a izbor je vidljiv u tijeku rada, a ne u nečijoj glavi.
Uobičajena verzija je: požuriti nakon dva dana, eskalirati na drugu osobu nakon četiri, i nikada ne dopustiti da nešto stoji tri tjedna jer je jedina osoba koja je mogla odobriti bila na godišnjem odmoru.
Netko je nekad ostajao do kasno zbog ovoga.
Uobičajenih šest
Što ljudi ovdje grade
Noćni posao
Izvoz, transformacija, uvoz, provjera, izvještaj. Deterministički od početka do kraja, što znači da ne košta ništa za pokretanje i svake noći daje isti rezultat.
Usmjeravanje dokumenata
Faktura stiže kao PDF privitak. Polja se izdvajaju, provjeravaju prema narudžbenici i arhiviraju u tri sustava. Ona koja se ne podudara ide osobi.
Uvođenje i isključenje zaposlenika
Novi kolega treba račune na šest mjesta, a odlazeći ih treba izgubiti na svih šest na pravi dan. Drugo je ono što se zaboravi.
Eskalacija
Sve što je starije od praga, kod bilo koga, jednom se podsjeti, a zatim eskalira. Tijek rada je dosadan; njegovo odsustvo je razlog što stvari stoje tri tjedna.
Roki usklađenosti
Ponavljajuća obveza s predviđenim vremenom — obnova, prijava, inspekcija — najavljena unaprijed, a ne na sam dan, i ponovno najavljena ako se ništa nije dogodilo.
Provjere ispravnosti
Ispitujte stvari koje moraju raditi i podignite jedan alarm kad nešto ne radi, umjesto četiristo alarma kad mreža zatrese u 02:41.
Zašto ovaj posao toliko dugo ostaje ručni
Jer nikad nije nikčiji projekt. Premalen je da opravda programera, preposeban da se kupi gotov, i predosadan da bi osoba koja ga radi podizala buku. Tako ostaje, raste, i na kraju tvrtka ima tri osobe čiji je pravi posao prenošenje podataka između sustava od kojih je svaki prodan kao potpun.
Prag koji tijek rada mora prijeći je stoga nizak: mora se brže izgraditi nego što posao traje nekoliko mjeseci. Opisati ga u jednoj rečenici i potrošiti dvadeset minuta na dotjerivanje taj prag udobno prelazi za gotovo sve na ovoj stranici.
Ne automatizirajte loš proces. Ako dvije osobe rade isti posao različito i obje su sigurne da su u pravu, tijek rada će jednostavno učiniti da jedna od njih brže i dosljednije griješi. Prvo riješite proces; automatizacija traje poslijepodne, a rasprava dva tjedna.