Back-office dan operasional
Pekerjaan yang tidak punya pemilik karena semua orang mengerjakannya sedikit demi sedikit
Setiap perusahaan memiliki lapisan tugas yang tidak pernah menjadi tugas siapa pun saat direkrut namun pada akhirnya dikerjakan semua orang: berkas yang harus dipindahkan, angka yang harus diperiksa, persetujuan yang harus dikejar, ekspor yang harus selesai sebelum akuntan datang.
Distributor dengan empat sistem
Sebuah distributor kecil. Pesanan masuk di satu sistem, stok tersimpan di sistem lain, akuntan bekerja di sistem ketiga, dan gudang berjalan dengan perangkat lunak dari 2006 yang satu-satunya antarmukanya adalah berkas CSV yang diletakkan di server SFTP. Tidak ada yang salah dengan masing-masing secara individual. Masalahnya sepenuhnya ada di celah-celahnya.
Setiap pagi seseorang mengekspor, mengimpor, memeriksa, dan mengoreksi. Butuh lima puluh menit di hari yang baik dan dua jam saat umpan pemasok memiliki kolom baru. Orang yang melakukannya adalah salah satu dari dua orang yang memahami bisnis cukup baik untuk menyadari ketika sebuah angka salah — dan justru karena itulah mereka tidak seharusnya menghabiskan dua jam sehari untuk itu.
- ⚡PemicuBerkas muncul di SFTP pemasok.
- 2DiuraiTitik koma, byte-order mark, header bahasa Polandia. 4.118 baris.
- 3DiperiksaKode mata uang dan negara dibandingkan dengan data referensi. Dua baris tidak valid.
- 4DikirimBatch 200 ke sistem stok. Batas laju dihormati.
- 5Ditulis kembaliEntri akuntansi dibuat hanya untuk selisihnya.
- !PengecualianDua baris diarsipkan dengan nomor baris dan alasannya. 4.116 lainnya berhasil lolos.
- ✉RingkasanSatu pesana pada 07:00, ditahan oleh jam tenang hingga saat itu.
Langkah berbayar: 0Biaya run ini: tidak ada
Pengecualian adalah produknya
Nilai dari alur kerja seperti itu bukan pada memindahkan empat ribu baris. Skrip apa pun bisa memindahkan empat ribu baris. Nilainya adalah ia memindahkan 4.116 di antaranya secara senyap dan menaruh dua lainnya di hadapan seseorang, lengkap dengan nomor baris, nilai yang gagal, dan alasan kegagalannya.
Itu mengubah pekerjaan lima puluh menit menjadi dua menit, dan — lebih berguna lagi — mengubah pekerjaan yang tak terlihat menjadi terlihat. Sebelumnya, tidak ada yang tahu umpan itu memiliki dua baris buruk setiap minggu. Baris-baris itu diperbaiki secara senyap oleh orang yang melakukan impor, dan pemasok tidak pernah diberi tahu.
Persetujuan yang tidak macet
Persetujuan adalah penantian. Eksekusi berhenti di langkah itu, memegang semua yang diketahuinya, dan tidak menelan biaya apa pun selama menunggu. Jika tidak ada yang menjawab dalam jangka waktu yang Anda tetapkan, ia dieskalasi, atau mengambil jalur bawaan, atau berhenti dan mengarsipkan dirinya sendiri — pilihan Anda, dan pilihan itu terlihat di alur kerja, bukan di kepala seseorang.
Versi yang umum adalah: mengejar setelah dua hari, mengeskalasi ke orang kedua setelah empat, dan tidak pernah membiarkan sesuatu menganggur tiga minggu karena satu-satunya orang yang bisa menyetujuinya sedang berlibur.
Dulu ada yang pulang larut untuk ini.
Enam yang biasa
Apa yang dibangun orang di sini
Pekerjaan malam
Ekspor, transformasi, impor, verifikasi, laporan. Deterministik dari ujung ke ujung, artinya tidak ada biaya untuk menjalankannya dan menghasilkan hasil yang sama setiap malam.
Perutean dokumen
Sebuah faktur tiba sebagai lampiran PDF. Kolom-kolom diekstraksi, diperiksa terhadap pesanan pembelian, dan diarsipkan ke tiga sistem. Yang tidak cocok diteruskan ke manusia.
Onboarding dan offboarding
Rekan kerja baru membutuhkan akun di enam tempat, dan yang keluar perlu dihapus dari keenamnya pada hari yang tepat. Yang kedua inilah yang sering terlupakan.
Eskalasi
Apa pun yang lebih tua dari batas waktu, berada di tangan siapa pun, ditagih sekali lalu dieskalasi. Alur kerjanya membosankan; ketiadaannya itulah sebabnya sesuatu bisa terdiam selama tiga minggu.
Tanggal kepatuhan
Kewajiban berulang dengan masa persiapan — perpanjangan, pengarsipan, inspeksi — diingatkan lebih awal, bukan pada harinya, dan diingatkan kembali jika tidak ada yang terjadi.
Pemeriksaan kesehatan
Pantau hal-hal yang harus selalu aktif, dan kirim satu peringatan ketika ada yang tidak, alih-alih empat ratus peringatan ketika jaringan tersendat pada pukul 02.41.
Mengapa pekerjaan ini tetap manual begitu lama
Karena ini tidak pernah menjadi proyek siapa pun. Terlalu kecil untuk membenarkan menyewa pengembang, terlalu spesifik untuk dibeli siap pakai, dan terlalu membosankan bagi orang yang mengerjakannya untuk bersuara. Jadi pekerjaan itu bertahan, terus bertambah, dan akhirnya sebuah perusahaan memiliki tiga orang yang pekerjaan sebenarnya adalah memindahkan data antar sistem yang masing-masing dijual sebagai produk lengkap.
Standar yang harus dilampaui sebuah alur kerja karenanya rendah: membangunnya harus lebih cepat daripada mengerjakan pekerjaannya secara manual selama beberapa bulan. Mendeskripsikannya dalam satu kalimat dan meluangkan dua puluh menit untuk merapikannya melampaui standar itu dengan nyaman untuk hampir semua hal di halaman ini.
Jangan otomatisasi proses yang buruk. Jika dua orang mengerjakan pekerjaan yang sama secara berbeda dan keduanya yakin mereka benar, sebuah alur kerja hanya akan membuat salah satunya salah lebih cepat dan lebih konsisten. Selesaikan dulu prosesnya; otomatisasinya hanya butuh satu sore dan perdebatannya butuh dua minggu.