Back-office et opérations
Le travail qui n'a pas de responsable parce que tout le monde en fait un peu
Chaque entreprise a une couche de tâches pour lesquelles personne n'a été embauché et que tout le monde finit par faire : le fichier qu'il faut déplacer, le chiffre qu'il faut vérifier, l'approbation qu'il faut relancer, l'export qui doit être fait avant l'arrivée du comptable.
Le distributeur avec quatre systèmes
Un petit distributeur. Les commandes arrivent dans un système, le stock vit dans un autre, le comptable travaille dans un troisième, et l'entrepôt fonctionne avec un logiciel de 2006 dont la seule interface est un fichier CSV déposé sur un serveur SFTP. Rien ne cloche dans aucun d'entre eux pris isolément. Le problème est entièrement dans les interstices.
Chaque matin, quelqu'un exporte, importe, vérifie et corrige. Cela prend cinquante minutes les bons jours et deux heures quand le flux du fournisseur contient une nouvelle colonne. La personne qui le fait est l'une des deux personnes qui connaissent l'entreprise assez bien pour remarquer qu'un chiffre est faux — c'est précisément pourquoi elle ne devrait pas y passer deux heures par jour.
- ⚡DéclencheurLe fichier apparaît sur le SFTP du fournisseur.
- 2AnalyséPoints-virgules, marqueur d'ordre des octets, en-têtes polonais. 4 118 lignes.
- 3VérifiéCodes de devise et de pays par rapport aux données de référence. Deux lignes invalides.
- 4PousséLots de 200 vers le système de stockage. Limite de débit respectée.
- 5RéécritureÉcritures comptables créées pour le delta uniquement.
- !ExceptionsDeux lignes archivées avec le numéro de ligne et la raison. Les 4 116 autres sont passées.
- ✉RésuméUn message à 07:00, retenu par les heures de silence jusque-là.
Étapes payantes : 0Coût de cette exécution : rien
Les exceptions sont le produit
La valeur d'un workflow comme celui-là n'est pas qu'il déplace quatre mille lignes. N'importe quel script déplace quatre mille lignes. La valeur, c'est qu'il en déplace 4 116 silencieusement et place les deux autres devant une personne, avec le numéro de ligne, la valeur en échec et la raison de l'échec.
Ce qui transforme une tâche de cinquante minutes en une tâche de deux minutes et — plus utile encore — transforme une tâche invisible en une tâche visible. Avant, personne ne savait que le flux contenait deux lignes défectueuses par semaine. Elles étaient corrigées discrètement par la personne chargée de l'import, et le fournisseur n'était jamais informé.
Des validations qui ne s'enlisent pas
Une validation est une attente. L'exécution s'arrête à cette étape, conserve tout ce qu'elle sait, et ne coûte rien pendant qu'elle attend. Si personne ne répond dans le délai que vous avez fixé, elle escalade, ou emprunte le chemin par défaut, ou s'interrompt et se classe d'elle-même — à vous de choisir, et le choix est visible dans le workflow plutôt que dans la tête de quelqu'un.
La version courante : relancer après deux jours, escalader vers une seconde personne après quatre, et ne jamais laisser une chose attendre trois semaines parce que la seule personne habilitée à la valider était en congés.
Quelqu'un restait tard le soir pour cela.
Les six habituelles
Ce que les gens construisent ici
Le traitement nocturne
Exporter, transformer, importer, vérifier, rapporter. Déterministe de bout en bout, ce qui signifie qu'il ne coûte rien à exécuter et produit le même résultat chaque nuit.
Acheminement de documents
Une facture arrive en pièce jointe PDF. Les champs sont extraits, confrontés au bon de commande, et classés dans trois systèmes. Celle qui ne correspond pas est transmise à une personne.
Arrivées et départs
Un nouveau collègue a besoin de comptes dans six endroits, et un collègue qui part doit en être retiré des six au bon jour. C'est le second cas qu'on oublie.
Escalade
Tout ce qui dépasse un seuil, chez n'importe qui, est relancé une fois puis escaladé. Le workflow est banal ; c'est son absence qui fait que les choses attendent trois semaines.
Échéances de conformité
Une obligation récurrente avec un délai — un renouvellement, une déclaration, une inspection — signalée à l'avance plutôt que le jour même, et signalée à nouveau si rien n'a été fait.
Contrôles de santé
Interrogez ce qui doit être opérationnel, et déclenchez une seule alerte quand quelque chose ne l'est pas, plutôt que quatre cents alertes quand le réseau tremble à 02 h 41.
Pourquoi ce travail reste-t-il si longtemps manuel
Parce que ce n'est jamais le projet de personne. Trop petit pour justifier un développeur, trop spécifique pour s'acheter sur étagère, trop ennuyeux pour que celui qui le fait s'en plaigne. Alors il reste, il grossit, et finalement une entreprise compte trois personnes dont le véritable métier est de déplacer des données entre des systèmes vendus chacun comme complets.
Le seuil qu'un workflow doit franchir est donc bas : il doit être plus rapide à construire que la tâche n'en prend pour quelques mois. Le décrire en une phrase et passer vingt minutes à le peaufiner franchit ce seuil aisément pour presque tout ce qui figure sur cette page.
N'automatisez pas un mauvais processus. Si deux personnes font le même travail différemment et que toutes deux sont sûres d'avoir raison, un workflow fera simplement que l'une d'elles aura tort plus vite et plus systématiquement. Réglez d'abord le processus ; l'automatisation prend un après-midi, la dispute prend quinze jours.