งานเบื้องหลังและการดำเนินงาน
งานที่ไม่มีเจ้าของเพราะทุกคนต่างทำส่วนหนึ่งของมัน
ทุกบริษัทมีชั้นของงานที่ไม่มีใครได้รับการจ้างมาทำ แต่ทุกคนกลับต้องทำมันในที่สุด: ไฟล์ที่ต้องย้าย ตัวเลขที่ต้องตรวจสอบ การอนุมัติที่ต้องตามรื้อ และการส่งออกที่ต้องเสร็จก่อนนักบัญชีจะมาถึง
ผู้จัดจำหน่ายที่มีสี่ระบบ
ผู้จัดจำหน่ายขนาดเล็กแห่งหนึ่ง คำสั่งซื้อเข้ามาในระบบหนึ่ง สต็อกอยู่ในอีกระบบหนึ่ง นักบัญชีทำงานในระบบที่สาม และคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์ปี 2006 ที่มีอินเทอร์เฟซเดียวคือไฟล์ CSV ที่วางลงบนเซิร์ฟเวอร์ SFTP ตัวใดตัวหนึ่งไม่มีอะไรผิดปกติ ปัญหาทั้งหมดอยู่ที่ช่องว่างระหว่างกัน
ทุกเช้าจะมีคนส่งออก นำเข้า ตรวจสอบ และแก้ไข ใช้เวลาห้าสิบนาทีในวันที่ดี และสองชั่วโมงเมื่อฟีดของซัพพลายเออร์มีคอลัมน์ใหม่เพิ่มเข้ามา คนที่ทำงานนี้เป็นหนึ่งในสองคนที่เข้าใจธุรกิจดีพอจะสังเกตเห็นเมื่อตัวเลขผิด — ซึ่งก็คือเหตุผลที่เขาไม่ควรเสียเวลาสองชั่วโมงต่อวันไปกับมัน
- ⚡ทริกเกอร์ไฟล์ปรากฏบน SFTP ของซัพพลายเออร์
- 2แยกวิเคราะห์แล้วเซมิโคลอน, byte-order mark, หัวข้อภาษาโปแลนด์ รวม 4 118 แถว
- 3ตรวจสอบแล้วรหัสสกุลเงินและรหัสประเทศเทียบกับข้อมูลอ้างอิง พบแถวไม่ถูกต้องสองแถว
- 4ส่งต่อแล้วส่งเป็นชุดละ 200 รายการเข้าระบบสต็อก โดยเคารพขีดจำกัดอัตรา
- 5บันทึกกลับสร้างรายการบัญชีเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลง
- !ข้อยกเว้นยื่นแถวที่ผิดสองแถวพร้อมเลขแถวและเหตุผล อีก 4,116 แถวผ่านไปเรียบร้อย
- ✉สรุปข้อความเดียวเวลา 07:00 โดยถูกช่วงเวลาเงียบกันไว้จนถึงเวลานั้น
ขั้นตอนที่มีค่าใช้จ่าย: 0ค่าใช้จ่ายของการรันนี้: ไม่มี
ข้อยกเว้นคือผลิตภัณฑ์
คุณค่าของเวิร์กโฟลว์แบบนั้นไม่ใช่การย้ายข้อมูลสี่พันแถว สคริปต์ใดก็ย้ายสี่พันแถวได้ คุณค่าอยู่ที่มันย้าย 4,116 แถวอย่างเงียบ ๆ และดึงอีกสองแถวมาวางต่อหน้าคน พร้อมเลขแถว ค่าที่ล้มเหลว และเหตุผลที่ล้มเหลว
ซึ่งเปลี่ยนงานห้าสิบนาทีให้เหลือสองนาที และ — ที่มีประโยชน์กว่านั้น — เปลี่ยนงานที่มองไม่เห็นให้เป็นงานที่มองเห็นได้ ก่อนหน้านี้ไม่มีใครรู้ว่าฟีดมีแถวที่ผิดสองแถวต่อสัปดาห์ มันถูกแก้เงียบ ๆ โดยคนที่ทำการนำเข้า และซัพพลายเออร์ก็ไม่เคยได้รับแจ้ง
การอนุมัติที่ไม่ติดขัด
การอนุมัติคือการรอ รันไทม์จะหยุดอยู่ที่ขั้นตอนนั้น ถือข้อมูลทั้งหมดที่มันรู้ไว้ และไม่มีค่าใช้จ่ายระหว่างที่รอ หากไม่มีใครตอบภายในระยะเวลาที่คุณกำหนด มันจะส่งต่อขึ้นขั้น หรือเดินตามเส้นทางค่าเริ่มต้น หรือหยุดและจัดเก็บตัวเองไว้ — คุณเลือกได้ และทางเลือกนั้นจะมองเห็นได้ในเวิร์กโฟลว์ ไม่ใช่อยู่ในหัวของใครสักคน
รูปแบบที่พบบ่อยคือ: ตามรื้อหลังผ่านไปสองวัน ส่งต่อให้คนที่สองหลังสี่วัน และไม่ปล่อยให้อะไรค้างอยู่สามสัปดาห์เพราะคนเดียวที่อนุมัติได้กำลังไปเที่ยวพักผ่อน
เมื่อก่อนต้องมีคนอยู่ทำงานดึกเพื่อสิ่งนี้
หกอย่างที่มักพบ
สิ่งที่ผู้คนสร้างที่นี่
งานประจำคืน
ส่งออก แปลงข้อมูล นำเข้า ตรวจสอบ รายงาน ผลลัพธ์แน่นอนตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งหมายความว่าไม่มีค่าใช้จ่ายในการรัน และให้ผลลัพธ์เดียวกันทุกคืน
การกำหนดเส้นทางเอกสาร
ใบแจ้งหนี้จะมาถึงในรูปแบบไฟล์ PDF แนบมากับอีเมล ระบบจะดึงข้อมูลจากช่องต่าง ๆ ตรวจสอบกับใบสั่งซื้อ และจัดเก็บลงในสามระบบ รายการที่ไม่ตรงกันจะถูกส่งต่อให้บุคคลตรวจสอบ
การเตรียมและปลดพนักงานเข้า–ออก
เพื่อนร่วมงานใหม่ต้องมีบัญชีผู้ใช้ในหกที่ และเมื่อพ้นสภาพต้องถูกลบออกจากทั้งหกที่ในวันที่ถูกต้อง ซึ่งงานหลังมักเป็นงานที่ถูกลืม
การส่งต่อระดับสูง
งานใดที่ค้างเกินระยะเวลาที่กำหนด ไม่ว่าจะอยู่กับใคร จะถูกติดตามหนึ่งครั้งแล้วส่งต่อระดับสูง ขั้นตอนการทำงานนี้เรียบง่ายจนน่าเบื่อ แต่การไม่มีมันคือเหตุผลที่งานค้างเป็นเวลาสามสัปดาห์
วันครบกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ภาระผูกพันที่เกิดซ้ำซึ่งมีระยะเวลาเตรียมล่วงหน้า — การต่ออายุ การยื่นเอกสาร การตรวจสอบ — จะถูกแจ้งเตือนล่วงหน้าแทนที่จะรอถึงวันครบกำหนด และจะถูกแจ้งซ้ำหากไม่มีการดำเนินการใด ๆ
การตรวจสอบสถานะระบบ
สำรวจสถานะสิ่งที่ต้องทำงานอยู่เสมอ และแจ้งเตือนเพียงหนึ่งครั้งเมื่อมีบางอย่างล้มเหลว แทนที่จะแจ้งเตือนสี่ร้อยครั้งเมื่อเครือข่ายกระตุกเพียงชั่วขณะตอนตีสองสี่สิบเอ็ด
เหตุใดงานเหล่านี้จึงยังทำด้วยมืออยู่นานเช่นนี้
เพราะมันไม่เคยเป็นโครงการของใครสักคน งานนี้เล็กเกินกว่าจะอ้างเหตุผลจ้างนักพัฒนา จำเพาะเกินกว่าจะซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูปมาใช้ และน่าเบื่อเกินกว่าผู้ที่ทำงานนี้จะออกแรงเรียกร้องอะไร งานจึงคงอยู่ต่อไป และเติบโตขึ้นเรื่อย ๆ จนในที่สุดบริษัทหนึ่งกลายมามีพนักงานสามคนที่งานจริงของพวกเขาคือการย้ายข้อมูลระหว่างระบบที่แต่ละตัวถูกขายมาว่าครบวงจรแล้ว
ดังนั้นเกณฑ์ที่ขั้นตอนการทำงานหนึ่งต้องผ่านจึงต่ำมาก นั่นคือการสร้างมันต้องเร็วกว่าการทำงานนั้นด้วยมือเป็นเวลาสองสามเดือน การอธิบายงานในหนึ่งประโยคและใช้เวลายี่สิบนาทีจัดระเบียบมันให้เรียบร้อย ผ่านเกณฑ์นี้ได้อย่างสบายสำหรับแทบทุกอย่างในหน้านี้
อย่าทำให้กระบวนการที่ไม่ดีเป็นอัตโนมัติ หากสองคนทำงานเดียวกันต่างวิธีกันและทั้งคู่มั่นใจว่าตนถูก ขั้นตอนการทำงานจะทำให้คนหนึ่งผิดเร็วขึ้นและผิดสม่ำเสมอขึ้นเท่านั้น จงตกลงกระบวนการให้เรียบร้อยก่อน การทำอัตโนมัติใช้เวลาแค่ช่วงบ่ายหนึ่ง แต่การทะเลาะกันใช้เวลาสองสัปดาห์