Administrasjon og drift
Arbeidet som ingen eier, fordi alle gjør litt av det
Hvert selskap har et lag av oppgaver ingen ble ansatt for å gjøre, og som alle ender opp med å gjøre: filen som må flyttes, tallet som må kontrolleres, godkjenningen som må purre på, eksporten som må skje før regnskapsføreren kommer.
Distributøren med fire systemer
En liten distributør. Ordrer kommer inn i ett system, lagerbeholdningen bor i et annet, regnskapsføreren jobber i et tredje, og lageret drives av en programvare fra 2006 hvis eneste grensesnitt er en CSV-fil lagt på en SFTP-server. Ingenting er galt med noen av dem hver for seg. Problemet ligger helt i mellomrommene.
Hver morgen eksporterer, importerer, kontrollerer og retter noen. Det tar femti minutter på en god dag og to timer når leverandørstrømmen har en ny kolonne. Personen som gjør det, er en av de to som forstår forretningen godt nok til å legge merke til når et tall er galt – og det er nettopp derfor de ikke bør bruke to timer om dagen på det.
- ⚡UtløserFil dukker opp på leverandørens SFTP.
- 2ParsesSemikolon, byte-rekkefølge-markør, polske topptekster. 4 118 rader.
- 3KontrollertValuta- og landkoder mot referansedata. To rader ugyldige.
- 4SendtBatcher på 200 inn i lagersystemet. Hastighetsgrensen overholdt.
- 5Skrevet tilbakeRegnskapsoppføringer opprettet kun for differansen.
- !UnntakTo rader arkivert med radnummeret og årsaken. De andre 4 116 gikk gjennom.
- ✉SammendragÉn melding kl. 07:00, holdt tilbake av stilletidene til da.
Betalte steg: 0Kostnad for denne kjøringen: ingenting
Unntak er produktet
Verdien av en arbeidsflyt som den der, er ikke at den flytter fire tusen rader. Ethvert skript flytter fire tusen rader. Verdien er at den flytter 4 116 av dem i stillhet og legger de to andre foran et menneske, med radnummeret, verdien som feilet og årsaken til feilen.
Det gjør et femtiminuttersjobb om til en tomunuttersjobb, og – mer nyttig – gjør et usynlig arbeid om til et synlig. Før visste ingen at strømmen hadde to dårlige rader i uken. De ble i stillhet rettet av personen som gjorde importen, og leverandøren fikk det aldri vite.
Godkjenninger som ikke setter seg fast
En godkjenning er et ventepunkt. Kjøringen står på det steget og holder på alt den vet, og koster ingenting mens den står. Svarer ingen innen fristen du setter, eskalerer den, eller tar standardveien, eller stopper og arkiverer seg selv – du velger, og valget er synlig i arbeidsflyten i stedet for i noens hode.
Den vanlige varianten er: purr etter to dager, eskaler til en annen person etter fire, og la aldri noe ligge i tre uker fordi den eneste som kunne godkjenne det, var på ferie.
Tidligere ble noen igjen sent for dette.
De vanlige seks
Hva folk bygger her
Nattjobben
Eksport, transformering, import, verifisering, rapport. Deterministisk fra ende til annen, noe som betyr at den ikke koster noe å kjøre og gir samme resultat hver natt.
Dokumentruting
En faktisk kommer som et PDF-vedlegg. Feltene trekkes ut, sjekkes mot innkjøpsordren og arkiveres i tre systemer. Den som ikke stemmer, går til en person.
Onboarding og offboarding
En ny kollega trenger kontoer seks steder, og en som slutter trenger å fjernes fra alle seks på riktig dag. Det er det siste som blir glemt.
Eskalering
Alt som er eldre enn en terskel, ligger hos hvem som helst, purren én gang og eskaleres deretter. Arbeidsflyten er kjedelig; fraværet av den er grunnen til at ting ligger i tre uker.
Samsvarsdatoer
En gjentakende forpliktelse med forhåndsløp – en fornyelse, en innrapportering, en inspeksjon – som dukker opp i god tid i stedet for på selve dagen, og dukker opp igjen hvis ingenting skjer.
Helsesjekker
Spør de tingene som må være oppe, og send én varsling når noe ikke er det, i stedet for fire hundre varslinger når nettverket blipper klokka 02:41.
Hvorfor dette arbeidet forblir manuelt så lenge
Fordi det aldri er noens prosjekt. Det er for lite til å rettferdiggjøre en utvikler, for spesifikt til å kjøpes ferdig, og for kjedelig til at den som gjør det, bryr seg nok til å klage. Så det blir, og det vokser, og til slutt har et selskap tre personer hvis egentlige jobb er å flytte data mellom systemer som alle ble solgt som komplette.
Terskelen en arbeidsflyt må nå er derfor lav: den må være raskere å bygge enn jobben tar å gjøre manuelt i et par måneder. Å beskrive den i én setning og bruke tjue minutter på å rydde den, når den terskelen komfortabelt for nesten alt på denne siden.
Ikke automatiser en dårlig prosess. Hvis to personer gjør samme jobb forskjellig og begge er sikre på at de har rett, vil en arbeidsflyt bare gjøre én av dem raskere og mer konsekvent feil. Rydd opp i prosessen først; automatiseringen tar en ettermiddag, og krangelen tar fjorten dager.