Back-office at operasyon
Ang gawaing walang may-ari dahil bahagya itong ginagawa ng lahat
Bawat kumpanya ay may isang layer ng mga gawaing walang tinanggap para gawin at sa huli ay ginagawa ng lahat: ang file na kailangang ilipat, ang bilang na kailangang tiyakin, ang pag-apruba na kailangang habulin, ang export na kailangang mangyari bago dumating ang accountant.
Ang distributor na may apat na sistema
Isang maliit na distributor. Ang mga order ay dumarating sa isang sistema, ang stock ay nasa isa pa, ang accountant ay gumagawa sa ikatlo, at ang bodega ay tumatakbo sa isang software mula 2006 na ang tanging interface ay isang CSV file na inihuhulog sa isang SFTP server. Walang mali sa alinman sa mga ito nang mag-isa. Ang problema ay buo sa mga pagitan.
Tuwing umaga, may nag-e-export, nag-i-import, nag-tse-check at nagwawasto. Tatlongpu't limang minuto ito sa mabuting araw at dalawang oras kapag may bagong column ang supplier feed. Ang gumagawa nito ay isa sa dalawang taong sapat ang pagkakaintindi sa negosyo para mapansin kapag mali ang isang bilang — kaya't iyon mismo ang dahilan na hindi sila dapat gumugol ng dalawang oras kada araw dito.
- ⚡TriggerLumilitaw ang file sa SFTP ng supplier.
- 2Na-parseMga semicolon, byte-order mark, mga header sa Polish. 4 118 row.
- 3Na-checkMga code ng currency at bansa laban sa reference data. Dalawang row ang hindi wasto.
- 4NaipadalaMga batch na 200 papunta sa stock system. Iginagalang ang rate limit.
- 5Isinulat pabalikMga accounting entry na ginawa para sa delta lamang.
- !Mga EksepsyonDalawang row na naka-file kasama ang row number at ang dahilan. Ang iba pang 4 116 ay dumaan.
- ✉BuodIsang mensahe sa 07:00, hawak ng quiet hours hanggang noon.
Mga bayad na hakbang: 0Gastos ng run na ito: wala
Ang mga eksepsiyon ang produkto
Ang halaga ng isang workflow na gaya niyon ay hindi yaong inililipat nito ang apat na libong row. Anumang script ay inililipat ang apat na libong row. Ang halaga ay yaong inililipat nito nang tahimik ang 4 116 sa kanila at inilalagay ang iba pang dalawa sa harap ng isang tao, kasama ang row number, ang value na nabigo, at ang dahilan ng pagkabigo.
Na ginagawang dalawang-minutong trabaho ang isang limampung-minutong trabaho, at — mas kapaki-pakinabang — ginagawang nakikita ang isang di-nakikitang trabaho. Dati, walang nakakaalam na may dalawang sirang row kada linggo ang feed. Tahimik na inaayos iyon ng taong gumagawa ng import, at hindi kailanman sinabihan ang supplier.
Mga pag-apruba na hindi naiipit
Ang isang pag-apruba ay isang paghihintay. Nakatigil sa hakbang na iyon ang takbo, hawak ang lahat ng alam nito, at walang gastos habang nakatigil. Kung walang sumagot sa loob ng panahong itinakda mo, umaakyat ito, o kumukuha ng default na daan, o humihinto at nag-fi-file sa sarili nito — ikaw ang pumipili, at ang pagpili ay nakikita sa workflow at hindi sa isip ng sinuman.
Ang karaniwang bersyon ay: sundan pagkatapos ng dalawang araw, i-escalate sa ikalawang tao pagkatapos ng apat, at huwag kailanman hayaang nakatigil ang isang bagay nang tatlong linggo dahil nasa bakasyon ang nag-iisang taong maaaring mag-apruba nito.
May taong dating nagpupuyat para dito.
Ang karaniwang anim
Ang itinatayo ng mga tao dito
Ang gabi-gabing trabaho
I-export, i-transform, i-import, i-verify, mag-ulat. Deterministiko mula simula hanggang wakas, na nangangahulugang walang gastos ang pagpapatakbo nito at pareho ang resulta bawat gabi.
Pag-ruta ng dokumento
Dumarating ang isang invoice bilang PDF attachment. Kinukuha ang mga field, tinitingnan laban sa purchase order, at naka-file sa tatlong sistema. Ang hindi tumugma ay napupunta sa isang tao.
Onboarding at offboarding
Kailangan ng bagong kasamahan ang mga account sa anim na lugar, at kailangan ng umaalis na alisin ang mga ito sa lahat ng anim sa tamang araw. Ang pangalawa ang nakakalimutan.
Escalation
Anumang mas matanda sa isang threshold, nakatigil kahit kanino, sinusundan nang isang beses at pagkatapos ay i-e-escalate. Nakakainip ang workflow; ang kawalan nito ang dahilan kung bakit nakatigil ang mga bagay nang tatlong linggo.
Mga petsa ng pagsunod
Isang paulit-ulit na obligasyon na may lead time — isang renewal, isang filing, isang inspeksiyon — inilalantad nang maaga sa halip na sa mismong araw, at inilalantad muli kung walang nangyari.
Mga health check
I-poll ang mga bagay na dapat naka-up, at mag-raise ng isang alerto kapag may hindi, sa halip na apat na raang alerto kapag nag-blip ang network sa 02:41.
Kung bakit nananatiling manual nang napakatagal ang ganitong trabaho
Dahil hindi kailanman proyekto ng sinuman ito. Masyadong maliit para patas na mag-developer, masyadong partikular para bilhin na handa, at masyadong nakakainip para magreklamo ang taong gumagawa nito. Kaya nananatili ito, at lumalaki ito, at sa huli may tatlong tao ang isang kumpanya na ang tunay na trabaho ay paglipat ng data sa pagitan ng mga sistemang bawat isa ay naibenta bilang kumpleto.
Kaya mababa ang hadlang na kailangang lampasan ng isang workflow: mas mabilis itong itayo kaysa sa tagal ng trabahong gawin nang ilang buwan. Ang paglalarawan nito sa isang pangungusap at dalawampung minutong pag-aayos ay maluwag na lumalampas sa hadlang na iyon para sa halos anuman sa pahinang ito.
Huwag i-automate ang masamang proseso. Kung dalawang tao ang gumagawa ng parehong trabaho nang magkaiba at parehong siguradong tama sila, ang isang workflow ay gagawa lamang na mas mabilis at mas pare-parehong mali ang isa sa kanila. Ayusin muna ang proseso; ang automation ay isang hapon at ang argumentuhan ay dalawang linggo.