Traballo administrativo e operacións
O traballo que non ten dono porque todos fan un pouco del
Toda empresa ten unha capa de tarefas para as que ninguén foi contratado e que todos acaban facendo: o ficheiro que hai que mover, o número que hai que comprobar, a aprobación que hai que reclamar, a exportación que ten que ocorrer antes de que chegue o contable.
O distribuidor con catro sistemas
Un pequeno distribuidor. Os pedidos chegan nun sistema, o stock vive noutro, o contable traballa nun terceiro, e o almacén funciona cun programa de 2006 cuxa única interface é un ficheiro CSV deixado nun servidor SFTP. Nada está mal en ningún deles por separado. O problema está enteiramente nas fendas.
Cada mañá alguén exporta, importa, comproba e corrixe. Leva cincuenta minutos nun bo día e dúas horas cando a fonte do provedor trae unha columna nova. A persoa que o fai é unha das dúas persoas que coñecen o negocio o suficiente para decatarse cando un número está mal — que é exactamente por que non debería pasar dúas horas ao día niso.
- ⚡ActivadorAparece un ficheiro no SFTP do provedor.
- 2AnalizadoPuntos e comas, marca de orde de bytes, cabeceiras en polaco. 4 118 filas.
- 3ComprobadoCódigos de moeda e de país contra os datos de referencia. Dúas filas inválidas.
- 4EnviadoLotes de 200 ao sistema de stock. Respectouse o límite de peticións.
- 5Escrito de voltaAsentos contables creados só para a diferenza.
- !ExcepciónsDúas filas arquivadas co número de fila e o motivo. As outras 4 116 pasaron sen problemas.
- ✉ResumoUnha mensaxe ás 07:00, retida polas horas de silencio ata esa hora.
Pasos de pago: 0Custo desta execución: nada
As excepcións son o produto
O valor dun fluxo como ese non é que mova catro mil filas. Calquera script move catro mil filas. O valor é que move 4 116 delas en silencio e pon as outras dúas diante dunha persoa, co número de fila, o valor que fallou e o motivo do fallo.
O que converte un traballo de cincuenta minutos nun de dous, e —máis útil aínda— converte un traballo invisible nun visible. Antes, ninguén sabía que a fonte traía dúas filas malas por semana. Corrixíanas en silencio a persoa que facía a importación, e nunca se lle comunicou ao provedor.
Aprobacións que non se atascan
Unha aprobación é unha espera. A execución queda nese paso, gardando todo o que sabe, e non custa nada mentres espera. Se ninguén responde dentro do prazo que establezas, escálase, ou toma o camiño por defecto, ou detense e archívase — ti elixes, e a elección é visible no fluxo e non na cabeza dalgúen.
A versión habitual é: reclamar aos dous días, escalar a unha segunda persoa aos catro, e nunca deixar que algo estea tres semanas parado porque a única persoa que podía aprobalo estaba de vacacións.
Alguén adicaba a quedarse tarde por isto.
Os seis de sempre
O que a xente constrúe aquí
O traballo nocturno
Exportar, transformar, importar, verificar, informar. Determinista de principio a fin, o que significa que non custa nada executalo e produce o mesmo resultado todas as noites.
Enrutamento de documentos
Chega unha factura como anexo PDF. Extráense os campos, compróbanse coa orde de compra e arquívanse en tres sistemas. A que non coincide vai a unha persoa.
Alta e baixa de persoal
Unha persoa nova precisa contas en seis sitios, e unha que marcha precisa que lles sexan retiradas nos seis no día correcto. A segunda é a que se esquece.
Escalado
Calquera cousa máis vella que un limiar, que estea con calquera persoa, reclámase unha vez e despois escálase. O fluxo de traballo é aburrido; a súa ausencia é a razón pola que as cousas quedan tres semanas sen moverse.
Datas de cumprimento
Unha obrigación recorrente cun prazo de antelación — unha renovación, unha presentación, unha inspección — que se avisa con tempo en vez de o mesmo día, e se volve avisar se non pasou nada.
Comprobacións de saúde
Consulta o que debe estar activo e lanza unha soa alerta cando algo non o está, en vez de catrocentas alertas cando a rede dá un salto ás 02:41.
Por que este traballo segue sendo manual tanto tempo
Porque nunca é o proxecto de ninguén. É pequeno de máis para xustificar un programador, específico de máis para mercalo xa feito e aburrido de máis para que quen o faga se queixe. Así que queda, e medra, e ao final unha empresa ten tres persoas cuxo verdadeiro traballo é mover datos entre sistemas que cada un se vendeu como completo.
O listón que un fluxo de traballo ten que superar é, polo tanto, baixo: ten que ser máis rápido de construír do que custa facer o traballo a man durante un par de meses. Descrilo nunha frase e pasar vinte minutos a axustalo supera ese listón con folgo para case calquera cousa desta páxina.
Non automatices un proceso malo. Se dúas persoas fan o mesmo traballo de xeito diferente e ambas están seguras de teren razón, un fluxo de traballo simplemente fará que unha delas estea mal máis rápido e de forma máis consistente. Resolve primeiro o proceso; a automatización leva unha tarde e a discusión leva quince días.