Zázemí a provoz
Práce, která nemá vlastníka, protože si na ní každý vezme kousek
Každá firma má vrstvu úkolů, na které nikdo nebyl najat, a které nakonec dělá všichni: soubor, který je třeba přesunout, číslo, které je třeba zkontrolovat, schválení, které je třeba vyzvednout, export, který musí proběhnout, než přijde účetní.
Distributor se čtyřmi systémy
Malý distributor. Objednávky přicházejí v jednom systému, zásoby žijí ve druhém, účetní pracuje ve třetím a sklad běží na softwaru z roku 2006, jehož jediným rozhraním je CSV soubor odložený na SFTP server. Na ničem z toho není samo o sobě nic špatně. Problém je celý v mezerách mezi nimi.
Každé ráno někdo exportuje, importuje, kontroluje a opravuje. Trvá to padesát minut za dobrého dne a dvě hodiny, když dodavatelský feed obsahuje nový sloupec. Ten, kdo to dělá, je jedním ze dvou lidí, kteří firmu znají dost dobře na to, aby si všimli nesprávného čísla — a právě proto by neměl trávit dvě hodiny denně touto prací.
- ⚡SpouštěčSoubor se objeví na SFTP dodavatele.
- 2ZpracovánoStředníky, byte-order mark, polské hlavičky. 4 118 řádků.
- 3ZkontrolovánoKódy měn a zemí proti referenčním datům. Dva řádky neplatné.
- 4OdeslánoDávky po 200 do skladového systému. S dodržením limitu požadavků.
- 5Zapsáno zpětÚčetní položky vytvořeny pouze pro rozdíl.
- !VýjimkyDva řádky odloženy s číslem řádku a důvodem. Ostatních 4 116 prošlo.
- ✉SouhrnJedna zpráva v 07:00, do té doby zadržená klidovými hodinami.
Placené kroky: 0Náklady na tento běh: nic
Výjimky jsou produkt
Hodnota takového workflow nespočívá v tom, že přesune čtyři tisíce řádků. To přesune jakýkoli skript. Hodnota je v tom, že 4 116 z nich přesune potichu a zbývající dva postaví před člověka — s číslem řádku, hodnotou, která selhala, a důvodem selhání.
Co z padesátiminutové práce udělá dvouminutovou a — což je užitečnější — z neviditelné práce udělá viditelnou. Dříve nikdo nevěděl, že feed má týdně dva špatné řádky. Tiše je opravoval ten, kdo import dělal, a dodavatel se nikdy nedozvěděl.
Schválení, která se nezaseknou
Schválení je čekání. Běh se zastaví na tomto kroku, drží vše, co ví, a dokud stojí, nic nestojí. Pokud nikdo neodpoví ve lhůtě, kterou nastavíte, eskaluje, nebo zvolí výchozí cestu, nebo se zastaví a odloží se — volba je vaše a je vidět ve workflow, ne v něčí hlavě.
Běžná podoba je: po dvou dnech připomenout, po čtyřech eskalovat na druhého člověka, a nikdy nedovolit, aby něco leželo tři týdny, protože jediný člověk, který mohl schválit, byl na dovolené.
Kvůli tomu někdo býval zůstával déle v práci.
Obyčejných šest
Co se tady staví
Noční úloha
Export, transformace, import, ověření, report. Deterministické od začátku do konce, což znamená, že to nic nestojí a každý den přinese stejný výsledek.
Rozesílání dokumentů
Faktura přijde jako příloha PDF. Údaje se vytáhnou, porovnají s objednávkou a uloží do tří systémů. Ten, který nesedí, jde člověku.
Nástup a odchod
Nový kolega potřebuje účty na šesti místech a odcházející je potřebuje v správný den ze všech šesti odebrat. To druhé je to, co se zapomíná.
Eskalace
Cokoli staršího než stanovená hranice, ležící u kohokoli, jednou připomenuto a pak eskalováno. Workflow je nudné; jeho absence je důvod, proč věci leží tři týdny.
Termíny shody
Opakující se povinnost s předstihem — obnova, podání, inspekce — upozorněná předem, ne až v den splnění, a připomenutá znovu, pokud se nic nestalo.
Zdravotní kontroly
Dotazovat se na věci, které musí běžet, a vyvolat jedno upozornění, když něco neběží, místo čtyř set upozornění, když v 02:41 zamrzne síť.
Proč tato práce zůstává tak dlouho ruční
Protože to nikdy není nikoho projekt. Je příliš malý na to, aby ospravedlnil vývojáře, příliš specifický na to, aby se koupil hotový, a příliš nudný na to, aby si s ním ten, kdo ho dělá, lámal hlavu. Tak zůstává, roste a nakonec firma má tři lidi, jejichž skutečnou prací je přesouvání dat mezi systémy, z nichž každý byl prodáván jako kompletní.
Prah, který musí workflow překonat, je proto nízký: musí být rychlejší ho postavit, než danou práci pár měsíců dělat ručně. Popsat ho jednou větou a strávit dvacet minut úpravou překonává ten prah pohodlně pro téměř cokoli na této stránce.
Neautomatizujte špatný proces. Pokud dva lidé dělají tutéž práci jinak a oba jsou si jistí, že mají pravdu, workflow prostě způsobí, že jeden z nich bude mít rychleji a důsledněji pravdu špatně. Nejdřív vyřešte proces; automatizace zabere odpoledne a hádka čtrnáct dní.